Een vraag om inlichtingen: wat nu?

U of uw vennootschap ontvangt van de fiscale administratie een vraag om inlichtingen (VOI)? Wat zijn uw plichten en rechten? Ontdek het in onderstaand artikel.

Ingediende aangifte: correct of fout?

Wanneer een belastingplichtige een aangifte in de inkomstenbelasting indient, wordt deze geacht correct te zijn. In principe zal de fiscus overgaan tot vestiging van de belasting in hoofde van de belastingplichtige o.b.v. de door de belastingplichtige ingediende aangifte uiterlijk 30 juni van het jaar volgend op het aanslagjaar (dewelke evenwel niet korter mag zijn dan 6 maanden nadat de aangifte bij de fiscus is toegekomen).

Indien de fiscus (naderhand) van mening is dat de ingediende aangifte niet correct is en een bijkomende aanslag dient te worden gevestigd, dient ze dit te bewijzen (beroepskosten en aftrekken van de belastbare basis moeten door de belastingplichtige bewezen worden). Zij beschikt hiertoe over alle door het gemeen recht toegelaten bewijsmiddelen, met uitzondering van de eed. Om de bewijsstukken hiervan te verzamelen, beschikt de fiscale administratie over tal van wettelijk vastgelegde onderzoeksbevoegdheden.

Vraag om inlichtingen

Eén van de klassieke onderzoeksbevoegdheden van de fiscus bestaat erin een vraag om inlichtingen te stellen aan de belastingplichtige. Deze vragen kunnen zowel mondeling alsook schriftelijk (per brief dan wel per e-mail) worden gesteld. De belastingplichtige is verplicht deze vraag om inlichtingen te antwoorden binnen een maand te rekenen vanaf de derde werkdag volgend op de verzending van de aanvraag. Met ingang vanaf 1 januari 2025 wordt elektronische communicatie met de fiscus de regel: de VOI dient beantwoord te worden binnen een maand te rekenen vanaf de eerste werkdag volgend op de datum waarop de aanvraag door middel van een elektronisch platform ter beschikking werd gesteld aan de belastingplichtige.

Een verlenging van de antwoordtermijn op een vraag om inlichtingen is mogelijk omwille van wettige reden (bijvoorbeeld ziekte van de boekhouder, de omvang van de vraag om inlichtingen, sluiting van de kantoren wegens vakantie etc ...). De ontvanger dient dit wel aan te vragen bij de fiscus voorafgaand aan het einde van de wettelijke antwoordtermijn.

Algemeen wordt aanvaard dat de vragen gericht moeten zijn op het verkrijgen van toelichting bij reeds gekende informatie. De vragen mogen aldus geen phishing expedition zijn. 

De gestelde vragen door de fiscale administratie dienen ook steeds een fiscale relevantie te hebben.

Beperkt in de tijd

De onderzoeksbevoegdheden van de fiscus zijn beperkt in de tijd. De fiscale administratie kan haar onderzoeksbevoegdheden m.b.t. een bepaald inkomstenjaar in principe verrichten in dat jaar zelf en in de drie jaar vanaf 1 januari van het aanslagjaar. Wanneer de belastingplichtige anders dan per kalenderjaar boekhoudt, wordt de termijn verlengd met eenzelfde tijdperk als dat welke verlopen is tussen 1 januari van het jaar waarnaar het aanslagjaar wordt genoemd en de datum van de afsluiting van het boekjaar in de loop van hetzelfde jaar.

Voorbeeld

Sofie heeft haar aangifte in de personenbelasting voor het inkomstenjaar 2022 (aanslagjaar 2023) tijdig en correct ingediend, binnen de vastgestelde termijnen en volgens de voorgeschreven vormvereisten. Op 18 april 2024, binnen de normale aanslagtermijn, heeft de fiscale administratie een aanslag opgelegd op basis van de door Sofie verstrekte inkomens- en andere gegevens. Volgens deze initiële aanslag moet Sofie een bedrag van 100.000,00 euro aan personenbelasting betalen.

Na een vraag om inlichtingen is de fiscale administratie echter tot de conclusie gekomen dat een bedrag van 60.000,00 euro aan beroepskosten niet aftrekbaar is, daar ze geen verband houden met de beroepsactiviteit, doch louter privéuitgaven betreffen. Hierdoor is de verschuldigde belasting hoger dan oorspronkelijk berekend op basis van de aangifte van de belastingplichtige. De fiscale administratie heeft daarom het recht om een aanvullende aanslag op te leggen op deze extra belastbare grondslag van 60.000,00 euro, uiterlijk tegen 31 december 2025. 

Informatie verkregen uit een antwoord op een vraag om inlichtingen, ontvangen door de fiscus binnen de termijn van één maand, maar buiten de onderzoekstermijn, mag niet gebruikt worden voor de vestiging van een bijkomende aanslag.

Voorbeeld

Eenzelfde case. Echter wordt de vraag om inlichtingen verzonden naar Sofie op 15 december 2025. Sofie heeft een termijn van één maand om te antwoorden op de vraag om inlichtingen. Ze antwoordt op 10 januari 2026. Er kan geen bijkomende aanslag meer worden gevestigd, daar de informatie werd bekomen buiten de onderzoekstermijn. Er kan geen rechtsgeldige aanslag meer worden gevestigd, daar de uiterste datum hiertoe is vastgelegd op 31 december 2025.

Van vraag om inlichtingen naar bericht van wijziging        

De fiscus is niet verplicht om te antwoorden op uw antwoord op een vraag om inlichtingen. In het beste geval wordt uw dossier geklasseerd en volgt geen bijkomende aanslag. Wanneer ze menens is de door de belastingplichtige ingediende aangifte te moeten wijzigen, dan moet ze wel de wettelijk vastgelegde wijzigingsprocedure volgen.

Deze procedure houdt in eerste instantie in dat de fiscus de belastingplichtige dient te informeren over haar voornemen om aangegeven inkomsten en andere gegevens in de aangifte te wijzigen. Ze dient hierbij haar redenen kenbaar te maken. Vervolgens dient een wachttermijn gerespecteerd te worden: de belastingplichtige beschikt immers over een antwoordtermijn van één maand te rekenen vanaf de derde werkdag volgend op de verzending van het bericht van wijziging, om zijn opmerkingen over te maken aan de fiscale administratie (vanaf 1 januari 2025: één maand te rekenen vanaf de eerste werkdag volgend op de datum waarop het bericht door middel van een elektronisch platform aan de belastingplichtige ter kennis is gesteld). Gedurende deze wachtperiode kan de aanslag niet gevestigd worden. Vervolgens dient uiterlijk op de dag van de vestiging van de aanslag een bericht van taxatie worden overgemaakt aan de belastingplichtige, waarin de fiscale administratie de motieven aanhaalt waarom met bepaalde opmerkingen van de belastingplichtige geen rekening werd gehouden.

Moet u facturen meesturen als bewijsstuk bij de vraag om inlichtingen?

In principe niet. Indien de fiscus inzage wenst te verkrijgen in uw boekhouding, moet hij daarvoor bij u ter plaatse komen. Echter om dit boekenonderzoek ter plaatse te vermijden, kan het aanbevolen zijn, de bewijsstukken toch mee te sturen bij het antwoord op de vraag om inlichtingen. 

Antwoorden op de gestelde vragen moet u natuurlijk altijd, en dit binnen de wettelijke termijn van één maand.

Wat als u niet tijdig antwoord op een vraag om inlichtingen?

Er kunnen u of uw vennootschap twee mogelijke sancties worden opgelegd:

1. De fiscus kan u een administratieve boete opleggen.
2. De fiscus kan overgaan tot een ambtshalve taxatie.

Vraag om inlichtingen over iemand anders?

Dit kan ook. De fiscus heeft immers het recht om u ook vragen te stellen over bij naam genoemde derden. Meestal zijn dat geen volslagen vreemden voor u, maar bijvoorbeeld een klant of een leverancier. De controleur mag zelf de antwoordtermijn bepalen, die dus eventueel korter kan zijn dan 30 dagen. U moet antwoorden op deze vraag om inlichtingen binnen de door de controleur vastgelegde termijn. Als u dit niet doet, kan een administratieve boete opgelegd worden. Een aanslag van ambtswege in uw hoofde is uitgesloten. Ook deze inlichtingen dienen een fiscale relevantie te hebben. Ze dienen ingevorderd te worden met het oog op de juiste belastingheffing van een bepaalde belastingplichtige.

Voorbeeld

De fiscale administratie kan aan een particulier vragen hoeveel hij/zij betaald heeft aan een welbepaalde aannemer voor de private bouwwerkzaamheden aan de woning van de particulier. In dit voorbeeld is de aannemer dan ook de belastingplichtige die het voorwerp uitmaakt van een fiscale controle.

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens

DISCLAIMER Dit artikel werd gepubliceerd/voor het laatst gewijzigd op 21/06/2024 en werd opgesteld conform de op dat moment geldende wetgeving, rechtspraak, rechtsleer en interpretaties.
Sinds voormelde datum kunnen er zich wijzigingen voordoen waardoor dit artikel verouderde informatie kan bevatten.