De fietsvergoeding: voor alle werknemers in de privésector sinds mei 2023

Om het woon-werkverkeer met de fiets aan te moedigen, hebben de sociale partners in januari 2023 een nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst (cao) gesloten die de toekenning van een fietsvergoeding in de private sector veralgemeent en dit met ingang van 1 mei 2023. Deze regeling sluit naadloos aan bij de bestaande regels op fiscaal en sociaalrechtelijk vlak.

• Op wie is deze verplichting van toepassing?
• Over welke fietsen gaat het?
• Over welke verplaatsingen gaat het?
• Hoeveel bedraagt de vergoeding?
• Moeten er formaliteiten worden vervuld?
• Kan u de kosten met betrekking tot uw fiets in aftrek brengen als beroepskosten?

Op wie is deze verplichting van toepassing?

De nieuwe cao is aanvullend. Ze is dus enkel van toepassing indien er nog geen cao in verband met een fietsvergoeding bestaat. In de sectoren en ondernemingen die eerder een cao hadden gesloten waarin werd voorzien in de toekenning van een specifieke vergoeding voor het woon-werkverkeer met de fiets, blijft deze cao van toepassing wat betreft de toekenningsvoorwaarden en het bedrag (zelfs indien dit lager is).

Werkgevers die een fietsvergoeding toekennen op basis van een individueel arbeidscontract of het arbeidsreglement/bedrijfsreglement (dus niet in het kader van een collectieve arbeidsovereenkomst), vallen wel verplicht onder de aanvullende cao.

Met andere woorden, als de werkgever behoort tot een sector die een cao heeft gesloten over de toekenning van een fietsvergoeding of als hij een dergelijke cao heeft gesloten op het niveau van de onderneming, zijn de nieuwe regels niet op hem van toepassing.

Over welke fietsen gaat het?

Een "fiets" is elk rijwiel, een gemotoriseerd rijwiel of een speed pedelec, zoals gedefinieerd in het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer, in die zin dat de gemotoriseerde rijwielen en de speed pedelecs enkel in aanmerking komen wanneer ze elektrisch worden aangedreven.

Over welke verplaatsingen gaat het?

De vergoeding wordt toegekend aan een werknemer die de verplaatsingen tussen zijn woonplaats en zijn plaats van tewerkstelling regelmatig met de fiets verricht (bv. dagelijks, maar ook bv. ten minste één keer per week of enkel in de zomer).

Maakt een werknemer voor die verplaatsingen gebruik van verschillende vervoersmiddelen, waaronder de fiets, dan heeft hij de mogelijkheid om voor elk daarvan een vergoeding van zijn werkgever te ontvangen, op voorwaarde dat die verschillende vergoedingen betrekking hebben op:

• hetzij verschillende gedeelten van het woon-werktraject;
• hetzij hetzelfde traject (of hetzelfde gedeelte daarvan) dat in verschillende perioden van het jaar wordt afgelegd.

Eenzelfde afstand die op hetzelfde tijdstip is afgelegd, kan niet in aanmerking komen voor meerdere vergoedingen door de werkgever.

Hoeveel bedraagt de vergoeding?

Het basisbedrag van de vergoeding is 0,145 euro per met de fiets afgelegde kilometer. Dit bedrag zal jaarlijks geïndexeerd worden volgens hetzelfde mechanisme als de sociale en fiscale vrijstelling van de fietsvergoeding.

Sinds 1 januari 2023 bedraagt de geïndexeerde (fiets)vergoeding 0,27 euro per met de fiets afgelegde kilometer. Tot dit grensbedrag is de fietsvergoeding niet belastbaar en ook volledig vrijgesteld van RSZ bijdragen.

De toekenning van de vergoeding wordt echter geplafonneerd op een afstand van maximum 20 kilometer per enkel traject, dus maximaal 40 kilometer per dag.

Stel dat u 15 kilometer van uw werk woont (30 kilometer heen en terug) en u 210 dagen per jaar met de fiets naar het werk gaat. Uw werkgever mag dan een belastingvrije fietsvergoeding van 1.701,00 euro per jaar uitkeren (210 dagen x 30 km/dag x 0,27 euro/km) voor aanslagjaar 2024. Dit komt neer op 141,8 euro netto per maand.

Het ter beschikking stellen van een bedrijfsfiets die uitsluitend of voornamelijk voor het woonwerkfietsverkeer wordt gebruikt, kan perfect gecumuleerd met de fietsvergoeding.

Moeten er formaliteiten worden vervuld?

Om het bedrag van de fietsvergoeding van de werkgever te bepalen, dient de werknemer een verklaring op erewoord in te vullen en te ondertekenen waarin hij het aantal kilometers vermeldt dat hij met de fiets aflegt tussen zijn woonplaats en de plaats van tewerkstelling, evenals het betrokken aantal dagen in die maand.

De frequentie van de verklaring en de modaliteiten voor de controle van de in die verklaring vermelde gegevens moeten door de werkgever worden vastgesteld.

Kan u de kosten met betrekking tot uw fiets in aftrek brengen als beroepskosten?

Het ontvangen van een fietsvergoeding belet geenszins dat u de kosten met betrekking tot uw fiets als beroepskosten in mindering kan brengen. Het betreft onder meer de afschrijving, de onderhouds- en herstellingskosten en accessoires. Of ook specifieke fietskledij in aanmerking komt, is betwist.

 

 © CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens