Verplichte telewerkaangifte vóór 30 november 2021

Eerder deze maand werd thuiswerk opnieuw als norm opgelegd door de regering. Als gevolg hiervan wordt ook de verplichte maandelijkse telewerkaangifte hernomen.

Werkgevers zijn sinds 22 november opnieuw verplicht om een maandelijkse aangifte te doen bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) van het totaal aantal werknemers per vestiging en het aantal werknemers die hun functie onmogelijk van thuis uit kunnen uitoefenen.

De aangifte heeft betrekking op de situatie van de eerste werkdag van de maand en moet uiterlijk de 6de kalenderdag van die maand de RSZ bereiken. Indien er geen wijziging moet gebeuren aan de aangifte van de maand voordien, moet er in de maand(en) daarop geen nieuwe aangifte ingediend worden.

Voor de periode tot en met 31 december gaat het over de situatie op woensdag 24 november 2021. De aangifte moet uiterlijk op dinsdag 30 november 2021 ingediend zijn. De situatie op 3 januari 2022 dient uiterlijk 6 januari 2022 aangegeven te worden.

• Alle werkgevers, op een aantal uitzonderingen na, moeten een aangifte indienen.
• Het aantal personen die werkzaam zijn binnen de onderneming en het aantal personen met een niet-telewerkbare functie moeten doorgegeven worden in de aangifte.
• Op basis van het Sociaal Strafwetboek hebben de sociale inspectiediensten de bevoegdheid om toe zien op de naleving van coronamaatregelen en indien nodig te bestraffen met sancties van niveau 2.

Wie moet een telewerkaangifte indienen?

De verplichting geldt voor alle werkgevers, zowel voor private organisaties als openbare besturen en overheidsorganisaties.

In tegenstelling tot voordien worden nu ook een aantal uitzonderingen toegekend. Onderstaande werkgevers werden vrijgesteld van de verplichte aangifte:

• de politiediensten;
• werkgevers uit de gezondheidzorg zoals bedoeld in artikel 40 van de wet van 20 december 2020;
• KMO’s waar minder dan 5 personen tewerkgesteld zijn;
• onderwijsinstellingen waarvan het personeel betaald wordt door de inrichtende machten en de Gemeenschappen. Deze uitzondering geldt niet voor universiteiten, privéscholen en andere onderwijsinstellingen die hun personeel zelf betalen;
• inrichtingen die vallen onder het samenwerkingsakkoord van 16 februari 2016 tussen de Federale Staat en Gewesten i.v.m. inrichtingen en activiteiten met gevaarlijke stoffen.

De aangifte indienen kan via de applicatie “Corona Telewerkaangifte” op de portaalsite van de RSZ.

Welke informatie moet ik precies doorgeven?

Er zijn twee elementen die moeten worden doorgegeven:

1. Het aantal personen die werkzaam zijn binnen de onderneming
2. Het aantal personen werkzaam binnen de onderneming met een niet-telewerkbare functie

Voor ondernemingen met meerdere vestigingseenheden, moet per vestigingseenheid een aangifte gebeuren. Ondernemingen met meer dan 20 vestigingseenheden kunnen de nodige informatie indienen via een gestructureerd Excel bestand.

Het aantal personen werkzaam binnen de onderneming

• Het totaal aantal werknemers in dienst: alle werknemers gebonden door een arbeidsovereenkomst, leerovereenkomst, statuut… Voor flexi-werknemers wordt rekening gehouden met de raamovereenkomsten. Langdurig zieken, mensen in tijdskrediet en medewerkers met een ambulante functie (bv. koeriers) worden ook meegeteld als medewerkers.
• Uitzendkrachten en gedetacheerden die op structurele basis actief zijn binnen de onderneming: de werknemer moet hierbij een maand werkzaam zijn bij de onderneming om te kunnen spreken over een “structurele basis”. Indien de werknemer tijdens de maand werkzaam is bij verschillende ondernemingen, moet hij/zij door de eigen werkgever worden aangegeven.
• Personen op zelfstandige basis: denk aan meewerkende echtgeno(o)t(e), consultants, bedrijfsleiders, vennoten… Dit is een vereiste van de RSZ, maar heeft geen enkele wettelijke basis. De wettekst (artikel 2, §1, 4° lid van het MB) heeft het namelijk enkel over werknemers.

Indien iemand wordt aangeworven/ontslagen in de loop van de maand, dient de aangifte voor die maand niet te worden aangepast.

Het aantal personen werkzaam binnen de onderneming met een niet-telewerkbare functie

Met niet-telewerkbare functie wordt elke functie bedoeld die van nature ter plaatse moet worden uitgevoerd.

Enkele voorbeelden: arbeiders, technisch bedienden, onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratief medewerkers die hun opdrachten niet van thuis uit kunnen uitvoeren, ambulante functies zoals inspecteurs, koeriers, thuiszorg…

Personen die uitzonderlijk aanwezig zijn in het bedrijf (bijvoorbeeld voor een evaluatiegesprek) en dit kunnen verantwoorden, moeten niet opgenomen worden in de lijst. Dit geldt ook voor directieleden en werknemers die behoren tot het lijnmanagement (ploegbazen, teamchefs…).

Voor uitzendkrachten en zelfstandigen die structureel aanwezig zijn moet dit wél doorgegeven worden.

Welke sancties zijn mogelijk?

De sociale inspecteurs voeren controles uit in het werkveld. Werkgevers die geen aangifte doen, zullen zich hiervoor moeten verantwoorden.

Op basis van het Sociaal Strafwetboek hebben de sociale inspectiediensten de bevoegdheid om toe zien op de naleving van coronamaatregelen en indien nodig te bestraffen met sancties van niveau 2.

Sancties van niveau 2 bestaan uit strafrechtelijke geldboeten van € 200 tot € 2.000, eventueel te vervangen door een administratieve geldboete van € 400 tot € 4.000. De boete kan vermenigvuldigd worden met het aantal werknemers waarvoor de inbreuk werd vastgesteld.

 

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens