La déclaration obligatoire de télétravail avant le 30 novembre

Récemment, le gouvernement a de nouveau imposé le travail à domicile comme une norme. En conséquence, la déclaration mensuelle obligatoire de télétravail est également reprise.

Depuis le 22 novembre, les employeurs sont à nouveau tenus de remettre à l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS) une déclaration mensuelle du nombre total de salariés par branche et du nombre de salariés qui ne peuvent pas exercer leurs fonctions à domicile.

La déclaration porte sur la situation du premier jour ouvrable du mois et doit parvenir à l'ONSS au plus tard le 6ème jour civil de ce mois. Si aucune modification ne doit être apportée à la déclaration du mois précédent, aucune nouvelle déclaration ne doit être soumise au cours du ou des mois suivants.

La déclaration pour la période jusqu'au 31 décembre inclus porte sur la situation du mercredi 24 novembre 2021. Elle doit être introduite le mardi 30 novembre 2021 au plus tard. La déclaration concernant la situation du 3 janvier 2022 doit être introduite au plus tard le jeudi 6 janvier 2022.

• Tous les employeurs, sauf quelques exceptions, doivent soumettre une déclaration.
• Le nombre de personnes travaillant dans l'entreprise et le nombre de personnes occupant un poste qui est incompatible avec le télétravail doivent être déclarés .
• Sur la base du Code pénal social, les services d'inspection sociale ont le pouvoir de contrôler le respect des mesures contre le coronavirus et, si nécessaire, de sanctionner par des peines de niveau 2.

Qui doit faire une déclaration de télétravail?

L'obligation s'applique à tous les employeurs, tant aux organisations privées qu'aux administrations et autorités publiques.

Contrairement à ce qui se passait auparavant, un certain nombre d'exemptions sont désormais accordées. Les employeurs suivants ont été exemptés de la déclaration obligatoire:

• les services de police;
• les employeurs dans le secteur des soins de santé, conformément à l'article 40 de la loi du 20 décembre 2020 ;
• les PME occupant moins de 5 personnes, quelle que soit la nature de leur relation de travail ;
• les établissements d'enseignement, tant pour le personnel rémunéré par les pouvoirs organisateurs que pour le personnel rémunéré par les communautés. En revanche, la dispense ne concerne pas les universités, les écoles privées et les autres établissements d'enseignement qui rémunèrent eux-mêmes leurs collaborateurs ;
• les établissements relevant de l'accord de coopération du 16 février 2016 entre l'État fédéral et les régions relatif aux établissements et aux activités impliquant des substances dangereuses.

La déclaration peut être introduite via l'application "Déclaration de télétravail Corona" sur le site portail de l'ONSS.

Quelles informations dois-je fournir?

Il y a deux éléments qui doivent être soumis:

1. Le nombre de personnes travaillant dans l'entreprise
2. Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise qui exercent une fonction qui est incompatible avec le télétravail

Pour les entreprises ayant plusieurs unités d'établissement, une déclaration doit être faite pour chaque unité d’établissement. Les entreprises comptant plus de 20 unités d’établissement peuvent soumettre les informations nécessaires via un fichier Excel structuré.

Le nombre de personnes travaillant dans l'entreprise

• Le nombre total de salariés: tous les salariés liés par un contrat de travail, un contrat d’apprentissage, un statut, ... Pour les flexi-travailleurs, les accords-cadres sont pris en compte. Les malades de longue durée, les personnes bénéficiant d'un crédit temps et les employés ayant une fonction itinérante (par exemple, les coursiers) sont également comptés comme des employés.
• Le personnel intérimaire et contractuel actif au sein de l'entreprise à titre structurel: le salarié doit travailler un mois pour l'entreprise pour être considéré "à titre structurel". Si le salarié travaille pour différentes entreprises au cours du mois, il doit être déclaré par son propre employeur.
• Personnes exerçant une activité indépendante: pensez aux conjoints collaborateurs, consultants, managers, partenaires, ... Il s'agit d'une exigence de l'ONSS, mais elle n'a pas de base légale. Le texte légal (article 2, §1, 4° alinéa de l’AM du 28 octobre 2020) ne mentionne que les salariés.

Si une personne est recrutée/licenciée au cours du mois, la déclaration pour ce mois ne doit pas être ajustée.

Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise qui exercent une fonction qui est incompatible avec le télétravail

Poste incompatible avec le télétravail = tout poste qui, par sa nature, doit être exécuté sur place.

Quelques exemples: ouvriers, employés techniques, personnel de réception, personnel de cuisine, personnel de nettoyage, collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas exercer leurs tâches depuis leur domicile, fonction itinérante telle que inspecteurs, coursiers, soins à domicile, ...

Les personnes qui sont exceptionnellement présentes dans l'entreprise et qui peuvent justifier leur présence ne doivent pas être incluses dans la liste. Par exemple pour un entretien d'évaluation, mais cela s'applique également aux membres du conseil d'administration et aux employés qui appartiennent à la hiérarchie (contremaîtres, chefs d'équipe, etc.).

Les travailleurs temporaires et les indépendants qui sont structurellement présents doivent être notifiés.

Quelles sont les sanctions possibles?

Les inspecteurs sociaux effectuent des contrôles sur le terrain. Les employeurs qui ne font pas la déclaration devront en répondre.

Sur la base du Code pénal social, les services d'inspection sociale sont habilités à contrôler le respect des mesures contre le coronavirus et, si nécessaire, à imposer des sanctions de niveau 2.

Les sanctions de niveau 2 consistent en des amendes pénales de € 200 à € 2.000, qui peuvent être remplacées par une amende administrative de € 400 à € 4.000. L'amende peut être multipliée par le nombre de salariés pour lesquels l'infraction a été constatée.

 

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens