Welke stappen kan ik ondernemen wanneer een klant zijn factuur niet betaalt?

Ondernemers krijgen helaas soms te maken met klanten die hun facturen niet (tijdig) betalen. Om de openstaande schuld alsnog te innen, kunnen verschillende stappen ondernomen worden.

• In eerste instantie is het aangewezen om het verschuldigde bedrag via een minnelijke invordering op te eisen.
• Indien een minnelijke invordering geen resultaat oplevert, kan overgegaan worden op de gerechtelijke procedure.
• Om preventief op te treden tegen onbetaalde facturen, kan eventueel gewerkt worden met voorschotfacturen of tussentijdse facturen. Ook duidelijke algemene voorwaarden zijn een must.  

Minnelijke invordering

Om een goede commerciële relatie te bewaren, is het aangewezen om als eerste stap de klant op een gemoedelijke manier te herinneren aan zijn openstaande schuld. Vaak gaat het immers om een vergetelheid, is de factuur op een of andere manier verloren gegaan of ging er iets mis bij de betaling. Afhankelijk van de relatie met de klant of de eigen persoonlijke voorkeur, kan deze herinnering telefonisch, per e-mail of per brief gebeuren. Hoe deze herinnering geformuleerd wordt en welke gevolgen er mogelijks aan de wanbetaling gegeven worden, worden ook grotendeels bepaald door de relatie met de klant. Het is hoe dan ook raadzaam om in een eerste herinnering nog niet te spreken over mogelijke (juridische) consequenties. Bij een schriftelijke herinnering is het belangrijk om telkens onderstaande informatie te vermelden:

• Klantnummer en/of bestelnummer
• Factuurnummer
• Vervaldatum
• Te betalen bedrag
• Betalingstermijn
• Verzoek tot betaling
• Onderwerp van de factuur (diensten of goederen)

Verder is het ook essentieel dat deze herinnering tijdig en consequent verstuurd wordt, dus zo snel mogelijk na de vervaldatum die op de factuur vermeld staat.

Indien de klant hier geen gehoor aan geeft, kan eventueel een tweede herinnering verstuurd worden of kan er op een andere manier contact opgenomen worden (bijvoorbeeld door extra telefoontjes of een bezoek ter plaatse). Bij deze tweede herinnering kan al gewezen worden op de mogelijke extra kosten die hem aangerekend kunnen worden.

Wanneer dit echter ook geen uitkomst biedt, wordt het tijd om over te gaan op een aanmaning of zogenaamde juridische ingebrekestelling. Omwille van bewijsredenen wordt deze het beste aangetekend en met ontvangstmelding verstuurd. Vanaf het versturen van de ingebrekestelling kunnen de nalatigheidsinteresten en aanmaningskosten die vermeld staan in de algemene voorwaarden (en waarnaar eventueel verwezen werd in een tweede herinnering) trouwens doorgerekend worden. In deze aanmaning moet vermeld worden binnen welke termijn de betaling verwacht wordt en kan eventueel aangekondigd worden dat het leveren van eventuele bijkomende goederen of diensten gestaakt wordt in afwachting van betaling. Verder kan ook vermeld worden dat het dossier zal overgemaakt worden aan een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat indien de opgegeven betalingstermijn niet gerespecteerd wordt.

Vaak biedt een aanmaning de klant ook de mogelijkheid om voor een afbetalingsplan te kiezen. In dit geval is het van belang om te vermelden binnen welke termijn de klant dit afbetalingsplan dient aan te vragen en moet de klant in kennis gesteld worden van het feit dat het totaalbedrag opnieuw opeisbaar wordt van zodra het plan niet wordt nageleefd. Indien de klant voor deze optie kiest, is het aangeraden om het overeengekomen afbetalingsplan schriftelijk te laten ondertekenen.

Indien ook de aanmaning niet het gewenste resultaat oplevert, wordt meestal een beroep gedaan op externe instanties:

• Incassobureaus zijn gespecialiseerd in het innen van schulden bij bedrijven of particulieren en werken veelal volgens het ‘no cure, no pay’-principe. Als ze er niet in slagen om het verschuldigde bedrag te innen, betaal je met andere woorden niets. Als zij hier wel in slagen, betaal je hen een vooraf afgesproken percentage van het geïnde bedrag. Incassobureaus kunnen de klant echter niet voor de rechter dagen, waardoor hun tussenkomst niet altijd ernstig genomen wordt.
• Bij een minnelijke invordering treedt de gerechtsdeurwaarder op als bemiddelaar door een schriftelijke aanmaning naar de klant te sturen. De deurwaarder bepaalt zelf de prijs van deze invordering. Wanneer de klant nog steeds niet betaalt, kan de gerechtsdeurwaarder deze bovendien dagvaarden en hiermee de gerechtelijke procedure (zie hieronder) opstarten.
• Ook een advocaat kan optreden als bemiddelaar en advies geven over de te ondernemen stappen. Indien nodig kan ook hij de gerechtelijke procedure opstarten en voor bijstand zorgen in de rechtbank.

 

Gerechtelijke invordering

Een laatste redmiddel is de procedure voor de ondernemingsrechtbank. Zoals hierboven reeds werd vermeld, kunnen zowel een gerechtsdeurwaarder als een advocaat de klant dagvaarden en de gerechtelijke procedure opstarten.

Het is de gerechtsdeurwaarder die de dagvaarding overhandigt aan de klant en die na het uitspreken van het vonnis het verschuldigde bedrag opeist bij de schuldenaar thuis of overgaat tot beslaglegging. Bij de gerechtelijke procedure werkt de gerechtsdeurwaarder volgens een wettelijk vastgelegd tarief. Een advocaat verdedigt de belangen van de schuldeiser in de rechtbank volgens de eigen honoraria.

Bij het voor de rechtbank dagen van een klant, komen natuurlijk heel wat kosten kijken, zoals o.a. de registratiekosten per akte, de kosten van de dagvaarding, rolrechten, pleidooikosten, rechtsplegingsvergoeding enz. Wanneer de rechter een uitspraak doet in het voordeel van de schuldeiser, worden de schuldvordering, strafbeding, achterstandsrente en gerechtskosten (die hij eerst zelf moest betalen) aan hem terugbetaald. Bij veroordeling van de schuldenaar, zijn de gerechtskosten te zijnen laste. Gezien de hoge kost van een gerechtelijke procedure, wordt deze niet aangeraden voor facturen onder de 1.000 euro.

Beter voorkomen dan genezen

Er zijn natuurlijk ook een aantal manieren om preventief op te treden tegen openstaande facturen. Een eerste mogelijkheid is om de klant vooraf te laten betalen. Vooral voor wie goederen verkoopt, is dit een gemakkelijke oplossing. Voor degenen die diensten leveren, ligt deze optie wat moeilijker, aangezien het totale factuurbedrag vaak pas gekend is na het leveren van de dienst. Hier kan eventueel wel gewerkt worden met voorschotfacturen of tussentijdse facturen. 

Om discussie achteraf te vermijden, is het ook van het grootste belang om waterdichte algemene voorwaarden op te stellen. In deze algemene voorwaarden kunnen bijvoorbeeld de betalingstermijn, de nalatigheidsinteresten en de eventuele aanmaningskosten opgenomen worden, zodat de klant op voorhand weet welke maatregelen getroffen kunnen worden indien hij niet tijdig betaalt. Deze algemene voorwaarden worden het beste zo vaak mogelijk meegedeeld aan de klant en kunnen opgenomen worden op offertes, bestelbonnen, facturen en eventueel op de website van de onderneming.   

 

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens