Quelles mesures puis-je prendre lorsqu'un client ne paie pas une facture?

Malheureusement, les entrepreneurs doivent parfois faire face à des clients qui ne paient pas leurs factures (à temps). Diverses mesures peuvent être prises pour recouvrer la dette impayée.

• Dans un premier temps, il est conseillé de recouvrer le montant dû à l'amiable.
• Si un recouvrement à l'amiable ne donne pas de résultat, une procédure judiciaire peut être engagée.
• Afin d'agir préventivement contre les factures impayées, il est possible de travailler avec des factures anticipées ou intermédiaires. Des conditions générales claires sont également indispensables. 

Recouvrement amiable

Afin de maintenir une bonne relation commerciale, il est conseillé, dans un premier temps, de rappeler au client, de manière amicale, sa dette en cours. Après tout, il s'agit souvent d'un oubli, d'une perte de facture ou d'un problème de paiement. En fonction de la relation avec le client ou de ses préférences personnelles, ce rappel peut se faire par téléphone, par e-mail ou par lettre. La manière dont ce rappel est formulé et les conséquences éventuelles du non-paiement sont également largement déterminées par la relation avec le client. Dans tous les cas, il est conseillé de ne pas parler des éventuelles conséquences (juridiques) dans un premier rappel. Dans un rappel écrit, il est important de toujours inclure les informations suivantes:

• Numéro de client et/ou numéro de commande
• Numéro de facture
• Date d'expiration
• Montant à payer
• Délai de paiement
• Demande de paiement
• Objet de la facture (services ou marchandises)

Il est également essentiel que ce rappel soit envoyé rapidement et systématiquement, c'est-à-dire le plus tôt possible après la date d'échéance mentionnée sur la facture.

Si le client ne répond pas, un deuxième rappel peut être envoyé ou le contact peut être établi d'une autre manière (par exemple, par des appels téléphoniques supplémentaires ou une visite sur place). Ce deuxième rappel peut déjà lui indiquer les éventuels frais supplémentaires qui pourraient lui être facturés.

Si, toutefois, cela ne suffit pas non plus, il est temps de passer à une mise en demeure. Pour des raisons de preuve, il est préférable de l'envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception. Dès l'envoi de la mise en demeure, les intérêts de retard et les frais de mise en demeure mentionnés dans les conditions générales (et éventuellement mentionnés dans un deuxième rappel) peuvent être facturés. Ce rappel doit indiquer le délai dans lequel le paiement est attendu et peut préciser que la livraison de tout bien ou service supplémentaire sera suspendue en attendant le paiement. Il peut également indiquer que le dossier sera transmis à une agence de recouvrement, un huissier ou un avocat si le délai de paiement spécifié n'est pas respecté.

Souvent, un rappel offre également au client la possibilité d'opter pour un plan de paiement. Dans ce cas, il est important d'indiquer le délai dans lequel le client doit demander ce plan de paiement et le client doit être informé que le montant total redeviendra exigible dès que le plan ne sera pas respecté. Si le client choisit cette option, il est conseillé de faire signer par écrit le plan de remboursement convenu.

Si le rappel ne donne pas le résultat escompté, on fait généralement appel à des organismes extérieurs:

• Les agences de recouvrement sont spécialisées dans le recouvrement de créances auprès d'entreprises ou de particuliers et travaillent souvent sur la base du principe "no cure, no pay". En d'autres termes, s'ils ne parviennent pas à recouvrer le montant dû, vous ne payez rien. S'ils réussissent, vous leur versez un pourcentage convenu à l'avance du montant perçu. Cependant, les agences de recouvrement de créances ne peuvent pas poursuivre le client en justice, de sorte que leur intervention n'est pas toujours prise au sérieux.
• Dans le cadre d'un recouvrement amiable, l'huissier de justice joue le rôle d'intermédiaire en envoyant un rappel écrit au client. L'huissier détermine le prix de cette collecte. Si le client ne paie toujours pas, l'huissier de justice peut également le citer et engager une procédure judiciaire (voir ci-dessous).
• Un avocat peut également jouer le rôle de médiateur et donner des conseils sur les mesures à prendre. Si nécessaire, il peut également engager une procédure judiciaire et fournir une assistance au tribunal.

Recouvrement judiciaire

Le dernier recours est la procédure devant le tribunal de l’entreprise. Comme indiqué plus haut, un huissier et un avocat peuvent tous deux délivrer au client une assignation et engager une procédure judiciaire.

C'est l'huissier qui signifie l'assignation au client et qui, après l'émission du jugement, collecte le montant dû au domicile du débiteur ou le saisit. Dans le cadre d'une procédure judiciaire, l'huissier de justice travaille en fonction d'un tarif déterminé par la loi. L'avocat défend les intérêts du créancier au tribunal en fonction de ses propres honoraires.

Bien entendu, lorsqu'on assigne un client en justice, cela entraîne de nombreux coûts, tels que les frais d'enregistrement par acte, les frais d'assignation, les frais de justice, les frais de plaidoirie, les frais d'audience, etc. Lorsque le juge donne raison au créancier, la dette, la clause pénale, les intérêts de retard et les frais de justice (que le créancier a dû lui-même payer en premier) lui sont remboursés. Si le débiteur est condamné, les frais de justice sont à sa charge. Compte tenu du coût élevé des procédures judiciaires, elles ne sont pas recommandées pour les factures inférieures à 1 000 euros.

Mieux vaut prévenir que guérir

Il existe, bien sûr, un certain nombre de moyens de prendre des mesures préventives contre les factures impayées. Une première possibilité est de faire payer le client à l'avance. C'est une solution facile, surtout pour ceux qui vendent des marchandises. Pour ceux qui fournissent des services, cette option est un peu plus difficile, car le montant total de la facture n'est souvent connu qu'après la prestation du service. Il est toutefois possible de travailler avec des factures anticipées ou intermédiaires. 

Afin d'éviter des discussions par la suite, il est également de la plus haute importance de rédiger des conditions générales étanches. Ces conditions générales peuvent, par exemple, inclure le délai de paiement, les intérêts de retard et les éventuels frais de rappel, afin que le client sache à l'avance quelles mesures peuvent être prises s'il ne paie pas à temps. Il est préférable de communiquer ces conditions générales au client aussi souvent que possible et de les faire figurer sur les offres, les bons de commande, les factures et éventuellement sur le site web de l'entreprise.  

 

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens