Wat verandert er aan de registratie in het UBO-register in 2021?

In het kader van de antiwitwaswetgeving moesten alle onder het Belgisch recht vallende vennootschappen, (internationale) vzw’s, stichtingen, trusts en juridische entiteiten vergelijkbaar met trusts, uiterlijk 30 september 2019 hun uiteindelijke begunstigden invoeren in het UBO-register.

Vanaf 2021 moet elk jaar een bevestiging gedaan worden van de gegevens en is het verplicht om documenten toe te voegen aan de registratie in het UBO-register.

• De uiteindelijke begunstigden van een vennootschap zijn de natuurlijke personen die (on)rechtstreeks eigenaar zijn van meer dan 25% van de aandelen van de vennootschap.
• Het UBO-register is een elektronisch register dat wordt beheerd door de FOD Financiën en in het leven werd geroepen om het witwassen van geld en de financiering van terrorisme te bestrijden.
• Naast de eerste registratie moet ook elke wijziging binnen de maand worden doorgevoerd én moet jaarlijks de juistheid van de informatie worden bevestigd.
• Vandaag zijn alle informatieverstrekkers verplicht om bij de registratie in het UBO-register elk document toe te voegen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is.

Wat is een uiteindelijke begunstigde?

De afkorting UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’, zijnde de uiteindelijke begunstigde van een vennootschap. Dit zijn de natuurlijke personen die (on)rechtstreeks eigenaar zijn van meer dan 25% van de aandelen van de vennootschap.

De uiteindelijke begunstigde is steeds een natuurlijk persoon, bij groepsstructuren dient men dus alle niveaus te doorlopen totdat men een natuurlijk persoon als eigenaar kan aanduiden.

 

 

Voorbeeld: Als rechtspersoon Y meer dan 25% van de aandelen bezit van rechtspersoon X, moet er verder worden gezocht naar de begunstigde van rechtspersoon Y. Natuurlijk persoon B heeft meer dan 25% van de aandelen van rechtspersoon Y en zal dus naast uiteindelijke begunstigde van rechtspersoon Y ook uiteindelijke begunstigde zijn van rechtspersoon X.

Bij vzw’s en stichtingen is het begrip uiteindelijke begunstigde minder voor de hand liggend, maar in principe gaat het om de personen die lid zijn van de raad van bestuur.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is een elektronisch register dat wordt beheerd door de FOD Financiën. De bedoeling is om het witwassen van geld en de financiering van terrorisme te bestrijden door toereikende, accurate en actuele informatie ter beschikking te stellen over de uiteindelijke begunstigden van in België opgerichte vennootschappen, stichtingen, vzw’s, trusts en fiducieën.

Het UBO-register kan geraadpleegd worden via het portaal MyMinFinPro.

Jaarlijkse bevestiging van de informatie

Naast deze eerste registratie moet ook elke wijziging binnen de maand worden doorgevoerd én moet jaarlijks de juistheid van de informatie worden bevestigd. De termijn van één jaar begint te lopen vanaf de initiële registratie of vanaf de laatste in het UBO-register aangebrachte wijziging.

Omwille van technische redenen werd de informatie over de uiteindelijke begunstigden voor alle informatieverstrekkers reeds automatisch bevestigd per 30 april 2020.

In 2021 moet de informatie dus voor de eerste keer door de informatieverstrekker zelf bevestigd worden.

NIEUW: toevoegen van documenten

Sinds 11 oktober 2020 zijn alle informatieverstrekkers verplicht om bij de registratie in het UBO-register elk document toe te voegen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is.

Het kan gaan om verschillende documenten:

• Een kopie van het aandelenregister
• De statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of gelijkaardige juridische constructie
• Een aandeelhoudersovereenkomst
• Een notariële akte
• Elk ander document gelegaliseerd als afkomstig uit een derde land

De opgeladen documenten zijn enkel toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten, andere onderworpen entiteiten en het grote publiek hebben hier geen toegang toe.

Informatieplichtigen geregistreerd vóór 11 oktober 2020 hebben tot 30 april 2021 de tijd om de documenten op te laden. Wie vanaf 11 oktober 2020 registreert moet de documenten meteen opladen bij de registratie.

 

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens