CORONA UPDATE – Besluitvorming bij vennootschappen en verenigingen

Omwille van de veiligheidsmaatregelen in teken van de bestrijding van het coronavirus staat ons maatschappelijk leven zo goed als stil. Hoewel ondernemingen en verenigingen zo optimaal mogelijk proberen verder te werken, worden ook zij sterk belemmerd in hun activiteiten en hun besluitvormingsprocessen.
Momenteel is het niet mogelijk en zelfs verboden om een fysieke vergadering te organiseren, daarom heeft de regering een versoepelde regeling uitgewerkt inzake het houden van algemene vergaderingen.

Belangrijk! Het pakket met versoepelde maatregelen heeft voorlopig betrekking op de algemene vergaderingen die werden bijeengeroepen of hadden moeten worden bijeengeroepen tijdens de periode van 1 maart tot 3 mei 2020.
Deze datum kan uiteraard nog gewijzigd worden, indien de maatregelen van de Nationale Veiligheid worden verlengd.

Vzw’s die sinds 1 maart 2020 een vergadering hebben bijeengeroepen, en die nog niet werd gehouden, mogen van de maatregelen gebruik maken. De maatregelen zijn ook van toepassing op alle vergaderingen die volgens de statuten reeds moesten gehouden worden, maar niet zijn doorgegaan.

Bestuursniveau

Het bestuur van een vennootschap en vereniging moet in de eerste plaats samenkomen om de algemene vergadering voor te bereiden. Zij moeten de jaarrekening vaststellen en de algemene vergadering bijeen roepen.

Hierbij bestaan tijdens de COVID-19 maatregelen verschillende mogelijkheden:

1. Schriftelijke besluitvorming

Tijdens de duur van de COVID-19 maatregelen is het onder alle omstandigheden mogelijk om unaniem schriftelijk te besluiten.

Buiten deze maatregelen is er voor vennootschappen een unanieme schriftelijke besluitvorming mogelijk voor alle besluiten indien er een collegiaal bestuursorgaan is, tenzij anders bepaald in de statuten.

2. Elektronische besluitvorming

Besluiten en beraadslaging worden mogelijk gemaakt bij meerderheid van de stemmen via een elektronische, real time communicatie die discussie toelaat (bv. via video- of telefoonconferentie).

Binnen de gewone regeling is dit enkel mogelijk indien opgenomen in de statuten.

3. Volmacht

De volmacht is een mogelijkheid zowel tijdens als buiten de coronamaatregelen voor zowel vennootschappen en verenigingen die hun statuten aan het nieuwe WVV (Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen) hebben aangepast als voor zij die dit nog niet deden.

Dankzij een volmacht kan een bestuurder, een andere bestuurder in zijn naam laten deelnemen aan de vergadering en laten stemmen. Het is hierbij wel belangrijk om na te gaan in de statuten of er geen specifieke eisen of beperkingen werden opgelegd inzake het verlenen van een volmacht.

Algemene vergadering

Voor heel wat vennootschappen alsook vzw's die hun boekjaar op 31/12 afsluiten, zit de jaarlijkse algemene vergadering er aan te komen in april, mei of juni.

Deze vergadering moet jaarlijks binnen de zes maanden na afsluiting ingepland worden om de jaarrekening ter goedkeuring voor te leggen en kwijting te verlenen aan bestuurders.

1. Schriftelijke besluitvorming

Schriftelijke besluitvorming is zowel tijdens als buiten de coronamaatregelen mogelijk voor zowel de vennootschappen die hun statuten reeds hebben aangepast aan het nieuwe WVV, als voor zij die dit nog niet deden.

Voor de NV, BV en CV is het mogelijk om eenparig en schriftelijk besluiten te nemen, behalve als de vergadering voor een notaris moet plaatsvinden.

Hoe gaat dit praktisch in zijn werk?

1. Er wordt een secretaris aangeduid die als beheerder optreedt en de notulen van de algemene vergadering bezorgt aan de aandeelhouders via mail, post, …
2. Elke aandeelhouder ondertekent de notulen en bezorgt deze binnen de vooropgestelde termijn terug aan de secretaris.
3. De secretaris verzamelt alle handtekeningen en verwittigt de aandeelhouders dat er een unaniem akkoord is (indien elke aandeelhouder tekende). De datum van de algemene vergadering wordt op die manier op de datum van de laatste handtekening gezet.

Ook vzw's kunnen kiezen voor een schriftelijke algemene vergadering. Dit biedt een alternatief voor verenigingen die hun algemene vergadering willen laten doorgaan, maar waarvan de statuten elektronisch vergaderen verbieden. Evenzeer kunnen vzw’s die niet over de mogelijkheden beschikken om elektronisch te vergaderen, die een te groot ledenaantal tellen of waarvan de leden het niet willen de algemene vergadering op deze manier toch laten doorgaan.

De vzw die kiest voor een schriftelijke vergadering moet zich houden aan volgende regels:

• Het bestuursorgaan mag beslissen dat de leden op afstand mogen stemmen (via een voorgedrukt stemformulier), in combinatie met stemmen per volmacht. Beide mogelijkheden moeten aangeboden worden.
• De stemmingsformulieren en de volmachten moeten aan de vzw bezorgd worden, desnoods alleen elektronisch.
• De leden hebben het recht om vragen te stellen. Het bestuursorgaan kan de leden opleggen hun vragen schriftelijk te stellen tot de vierde dag vóór de vergadering. Deze vragen kunnen vervolgens schriftelijk beantwoord worden, ten laatste op de dag van de vergadering en in ieder geval vóór de stemming.
  

2. Elektronische besluitvorming

Het bestuursorgaan van vennootschappen kan in deze uitzonderlijke periode beslissen om de algemene vergadering elektronisch te laten doorgaan op de gekende datum. Op deze manier kunnen de aandeelhouders hun vragen stellen en hun stemmenrecht uitoefenen.

Tijdens de gewone regeling is een elektronische algemene vergadering enkel mogelijk indien opgenomen in de statuten en mits naleving van de voorwaarden en procedure opgenomen in de statuten.

Verenigingen kunnen elektronisch vergaderen, mits de statuten dit niet verbieden. Dit valt vooral te overwegen in vzw's met weinig leden en bestuurders. Voor dergelijke vergadering gelden dezelfde regels inzake stemmen en aanwezigheid als bij een gewone, fysieke vergadering. 

3. Volmacht

Aandeelhouders of bestuursleden die niet kunnen deelnemen, kunnen per volmacht stemmen tijdens een elektronische vergadering. Het bestuursorgaan kan besluiten dat de volmachten, die specifiek moeten bepalen hoe er moet gestemd worden op de agendapunten, aan één of meer welbepaalde personen moeten worden gegeven.

Aandeelhouders kunnen binnen de gewone regeling ook een volmacht geven aan een ander persoon (al dan niet aandeelhouder). Bij de BV en CV kan dit soms uitgesloten worden door de statuten. Er worden ook vaak bijzondere voorwaarden aan de volmacht gekoppeld, dus het is zeker belangrijk om de statuten en de opgenomen voorwaarden na te kijken.

Kan ik mijn jaarvergadering uitstellen?

De jaarvergadering kan in normale omstandigheden met maximaal 3 weken uitgesteld worden door de aandeelhouders of het bestuur. Het grote probleem hierbij is dat deze beslissing moet genomen worden tijdens de vergadering zelf. Er moet dus eerst fysiek worden samen gekomen, en laat dat nu net het probleem zijn.

Bovenstaande regeling wordt momenteel door de regering versoepeld. Vennootschappen en vzw's krijgen tot 10 weken uitstel na de uiterste datum waarop hun jaarvergadering had moeten plaatsvinden. Enige voorwaarden zijn dat alle aandeelhouders/leden/bestuurders hier correct over moeten worden geïnformeerd en de nodige verslaggeving moet worden opgesteld (door het bestuursorgaan en de algemene vergadering).

Vzw's kunnen een algemene vergadering die werd bijeengeroepen op verzoek van 1/5e van de leden of van de commissaris niet uitstellen. Zij zullen dan moeten kiezen voor een schriftelijke of elektronische besluitvorming.

Wens je meer informatie over dit onderwerp? Aarzel dan niet om ons te contacteren! Onze experts staan voor je klaar!

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens