CORONA UPDATE - La prise de décision dans les entreprises

En raison des mesures de sécurité mises en place pour lutter contre le coronavirus, notre vie sociale est pratiquement au point mort. Bien que les entreprises s'efforcent de travailler de manière aussi optimale que possible, elles sont aussi fortement gênées dans leurs activités et leurs processus de décision.

Actuellement, il n'est pas possible, voire interdit, d'organiser une réunion physique. C'est pourquoi le gouvernement a élaboré un dispositif plus souple pour la tenue des assemblées générales.

Important! Pour l'instant, le paquet de mesures assouplies ne concerne que les assemblées générales qui ont lieu ou doivent être convoquées avant le 19 avril 2020.
Bien entendu, cette date peut encore être modifiée si les mesures de sécurité nationale sont prolongées.

Niveau administratif

L’organe d’administration d'une société doit d'abord se réunir pour préparer l'assemblée générale. Ils doivent adopter les comptes annuels et convoquer l'assemblée générale.

Pendant les mesures COVID-19, il existe plusieurs possibilités à cet égard:

1. Prise de décision écrite

Pendant la durée des mesures COVID-19, il sera possible en toutes circonstances de décider par écrit à l'unanimité.

En plus de ces mesures, la prise de décision à l'unanimité par écrit est possible pour toutes les décisions s'il existe un organe d’administration collégial, sauf disposition contraire des statuts.

2. Prise de décision électronique

Les décisions et les délibérations sont rendues possibles par une majorité de votes via une communication électronique en temps réel qui permet de discuter (par exemple par vidéoconférence ou conférence téléphonique).

En vertu des règles ordinaires, cela n'est possible que si cela figure dans les statuts.

3. La procuration

La procuration est une possibilité pendant et en dehors des mesures de corona, tant pour les sociétés qui ont adapté leurs statuts au nouveau Code des sociétés et des associations que pour celles qui ne l'ont pas encore fait.

Une procuration permet à un administrateur d’indiquer en autre administrateur qui peut participer à la réunion et voter en son nom.

Toutefois, il est important de vérifier dans les statuts qu'aucune exigence ou restriction spécifique n'a été imposée à l'octroi d'une procuration.

Assemblée générale

Pour de nombreuses entreprises qui clôturent leur exercice comptable au 31/12, l'assemblée générale annuelle se tiendra en avril, mai ou juin.

Cette réunion doit être programmée chaque année dans les six mois suivant la clôture afin de soumettre les comptes annuels à l'assemblée générale des actionnaires.

1. Prise de décision écrite

La prise de décision écrite est possible pendant et en dehors des mesures de corona pour les entreprises qui ont déjà adapté leurs statuts au nouveau Code des sociétés et des associations, ainsi que pour celles qui ne l'ont pas encore fait.

Pour les sociétés à responsabilité limitée, les sociétés anonymes et les sociétés coopératives, il est possible de prendre des décisions unanimes par écrit, sauf lorsque la réunion doit avoir lieu devant un notaire de droit civil.

Comment cela fonctionne-t-il en pratique?

1. Un secrétaire est nommé qui agit en tant que gérant et remet le procès-verbal de l'assemblée générale aux actionnaires par courrier, par la poste, ...
2. Chaque actionnaire signe le procès-verbal et le renvoie au secrétaire dans le délai fixé.
3. Le secrétaire recueille toutes les signatures et informe les actionnaires qu'il y a un accord unanime (si chaque actionnaire signe). Ainsi, la date de l'assemblée générale est fixée sur la date de la dernière signature.

2. Prise de décision électronique

Dans cette période exceptionnelle, l'organe d’administration peut décider de permettre à l'assemblée générale de se dérouler par voie électronique à la date connue. Ainsi, les actionnaires peuvent poser leurs questions et exercer leur droit de vote.

Au cours de la procédure ordinaire, une assemblée générale électronique n'est possible que si elle est inscrite dans les statuts et sous réserve du respect des conditions et de la procédure prévues par les statuts.

3. La procuration

Le vote par procuration lors d'une réunion électronique est possible, mais uniquement avec l'approbation de l'organe d’administration. La procuration ne peut être donnée qu'à une personne désignée par l'organe d’administration.

Les actionnaires peuvent également donner une procuration à une autre personne (actionnaire ou non) dans le cadre du régime ordinaire. Dans le cas d'une société à responsabilité limitée ou d'une société coopérative, cela peut parfois être exclu par les statuts. Des conditions spéciales sont également souvent attachées à la procuration, il est donc certainement important de vérifier les statuts et les conditions incluses.

Puis-je reporter ma réunion annuelle?

Dans des circonstances normales, l'assemblée annuelle peut être reportée de 3 semaines au maximum par les actionnaires ou l’organe d’administration. Le grand problème ici est que cette décision doit être prise pendant la réunion elle-même. Il faut donc d'abord organiser une réunion physique, mais cela n’est pas possible dans cette période de coronavirus.

La réglementation ci-dessus est actuellement assouplie par le gouvernement. Les entreprises bénéficient d'un report de 10 semaines après la date limite à laquelle leur assemblée annuelle aurait dû avoir lieu. Les seules conditions sont que tous les actionnaires soient correctement informés à ce sujet et que les rapports nécessaires soient établis (par l'organe d’administration et l'assemblée générale).

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