Wat is het verschil tussen dagelijkse en maandelijkse forfaits voor binnenlandse dienstreizen?

Een werkgever kan zijn werknemer, die in opdracht een binnenlandse dienstreis moet ondernemen, op forfaitaire wijze terugbetalen voor gemaakte kosten. Hij heeft de mogelijkheid tussen het uitbetalen van een dagelijkse en een maandelijkse forfait. Maar wat is nu precies het verschil?

• Een werknemer kan maximaal 40 verplaatsingen ondernemen naar éénzelfde plaats om nog gebruik te kunnen maken van de binnenlandse dagvergoeding.
• Maaltijden, dranken en verblijfskosten kunnen forfaitair vergoed worden. Indien deze kosten onder de wettelijk vastgestelde forfaits blijven, zijn deze fiscaal aftrekbaar bij de werkgever en niet belastbaar bij de werknemer.
• Een dagelijkse forfaitaire vergoeding kan enkel worden toegekend indien de verplaatsing minimum 6 uur duurt.
• Bij een maandelijkse forfait geldt de minimum-verplaatsingsduur niet. De vergoeding kan echter maximaal gelijk zijn aan 16 keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding.
• De werkgever kan best kiezen voor dagelijkse of maandelijkse forfait afhankelijk van het aantal verplaatsingen die een werknemer uitvoert op maandbasis.

Wat is een dienstreis?

Een dienstreis is een verplaatsing in opdracht van de werkgever van de vaste plaats van tewerkstelling of woonplaats naar een andere bestemming dan de officiële vaste werkplaats.
Woon-werkverkeer wordt dus niet gezien als een dienstreis.

De werknemer mag maximaal 40 verplaatsingen ondernemen naar éénzelfde plaats. Indien de werknemer meer dan 40 dagen per jaar naar éénzelfde plaats gaat werken , wordt die plek als vaste plaats van tewerkstelling aanzien. Er zal dan geen gebruik meer kunnen worden gemaakt van de binnenlandse dagvergoeding.

Bedrijfsleiders of werknemers in de bouwsector die een volledige dag op één werf actief zijn, worden niet als rondreizende functie aanzien. Verschillende opeenvolgende werven worden steeds aanzien als een vaste plaats van tewerkstelling en dus niet als dienstreis.

Welke kosten kunnen op forfaitaire basis worden vergoed?

Een werknemer die in opdracht van zijn werkgever een binnenlandse dienstreis maakt, kan vergoed worden voor zijn gemaakte kosten van maaltijden, dranken en verblijfskosten. De effectieve verplaatsingskosten vallen niet onder deze forfaitaire regeling.

Indien aan alle voorwaarden wordt voldaan worden deze kosten gezien als ‘kosten eigen aan de werkgever’. Deze kosten zijn dan fiscaal aftrekbaar bij de werkgever en zijn bij de werknemer niet belastbaar.
Sinds april 2020 gelden volgende bedragen (gekoppeld aan de spilindex):

Wat zijn de voorwaarden van een dagelijkse forfait voor maaltijdkosten?

Mits de werknemer minimaal 6 uur prestaties levert buiten de onderneming, kan de werkgever ervoor kiezen om een dagelijkse forfaitaire vergoeding uit te keren.
De duur van de verplaatsing wordt berekend vanaf het vertrek van de vaste plaats van tewerkstelling (of woonplaats) tot de terugkeer op de vaste plaats van tewerkstelling (woonplaats).

De verplaatsing mag echter geen aanleiding geven tot een maaltijd die door de werkgever of een derde wordt betaald, zoals bijvoorbeeld deelname aan seminarie waarbij de maaltijd inbegrepen is in de deelnameprijs, toegang tot een bedrijfsrestaurant van de werkgever of een derde, of een klant of leverancier die een maaltijd voorziet.
Tevens mogen er geen andere voordelen worden toegekend om de maaltijdkosten te dekken, zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques. In dat geval moet de werkgeversbijdrage worden afgetrokken van het toegekende forfait.

Wat zijn de voorwaarden van een maandelijkse forfait voor maaltijdkosten?

Wanneer de aard van de functie van de werknemer regelmatig prestaties buiten de gewone tewerkstellingsplaats impliceert, kan de werkgever ervoor kiezen een maandelijkse forfaitaire vergoeding toe te kennen.
In dit geval geldt de minimum-verplaatsingsduur van 6 uur niet.

De maandelijkse forfaitaire vergoeding moet bepaald worden op basis van de gemaakte dienstreizen tijdens het voorgaande jaar. Echter kan de maandelijkse forfaitaire vergoeding maximaal gelijk zijn aan 16 keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding.

Indien een werknemer gemiddeld 10 dagen per maand op verplaatsing gaat, kan een maandelijks forfait worden toegekend van 174,10 euro (10 x 17,41 ). Het is dan evenwel niet vereist dat de werknemer elke maand exact 10 dienstreizen uitvoert.

Ook bij de maandelijkse forfaitaire vergoeding geldt dat de verplaatsing geen aanleiding mag geven tot een maaltijd die door de werkgever of een derde wordt betaald, en dat er geen andere voordelen worden toegekend om de maaltijdkosten te dekken.

Kies ik voor de dagelijkse of de maandelijkse forfaitaire vergoeding?

Indien een werknemer maandelijks meer dan 16 dienstreizen zal ondernemen die telkens minimum 6 uur duren, kan de werkgever best kiezen voor een dagelijkse forfaitaire vergoeding.
Er kunnen dan namelijk meer dan 16 dienstreizen per maand worden vergoed, wat niet het geval is bij de maandforfait.

Indien de werknemer maandelijks echter minder dan 16 dienstreizen zal ondernemen, of deze vaak minder dan 6 uur duren, kan de werkgever beter opteren voor een maandelijkse forfaitaire vergoeding.
Er is dan namelijk geen minimumduur vereist.

Wens je meer informatie over dit onderwerp? Aarzel dan niet om ons te contacteren! Onze experts staan voor je klaar!

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens