Quelle est la différence entre les forfaits journaliers et mensuels pour les voyages de service domestiques?

Un employeur peut rembourser forfaitairement à son employé, qui doit effectuer un voyage de service domestique en son nom, les frais encourus. Il a la possibilité de payer une somme forfaitaire journalière ou une somme forfaitaire mensuelle. Mais quelle est la différence ?

• Un employé peut effectuer un maximum de 40 voyages au même endroit afin de pouvoir continuer à utiliser l'indemnité journalière domestique.
• Les repas, les boissons et les frais d'hébergement peuvent être remboursés sur une base forfaitaire. Si ces frais sont inférieurs au montant forfaitaire légalement établi, ils sont déductibles fiscalement pour l'employeur et non imposables pour l'employé.
• Une indemnité forfaitaire journalière ne peut être accordée que si le voyage dure au moins 6 heures.
• Dans le cas d'un forfait mensuel, la durée minimale de voyage ne s'applique pas. Celle-ci ne peut toutefois jamais être seize fois supérieure à l’indemnité journalière.
• Il est préférable pour l'employeur d'opter pour une somme forfaitaire journalière ou mensuelle en fonction du nombre de voyages effectués par un employé sur une base mensuelle.

Qu'est-ce qu'un voyage de service ?

Un voyage de service est un déplacement sur ordre de l'employeur du lieu fixe d'emploi ou de la  résidence vers une destination autre que le lieu fixe officiel de travail.
Les trajets du domicile vers le lieu de travail fixe ne sont donc pas considérés comme des voyages de service.

L'employé peut effectuer un maximum de 40 voyages au même endroit. Si l'employé va travailler plus de 40 jours par an dans un seul et même lieu, ce lieu est considéré comme le lieu d'emploi permanent. Il ne sera alors plus possible de faire usage de l'indemnité pour voyages de service.

Les gestionnaires ou les employés du secteur de la construction qui sont actifs pendant une journée complète sur un chantier ne sont pas considérés comme des fonctions itinérantes. Plusieurs chantiers successifs sont toujours considérés comme un lieu de travail fixe et donc pas comme un voyage de service.

Quels sont les frais qui peuvent être remboursés de manière forfaitaire ?

Un salarié qui voyage pour le compte de son employeur dans le cadre d'un voyage de service à l’intérieur du pays peut se voir rembourser les frais de repas, de boissons et de logement qu'il a engagés. Les frais de voyage réels ne sont pas couverts par ce régime forfaitaire.

Si toutes les conditions sont remplies, ces coûts sont considérés comme des "coûts propres à l'employeur". Ces coûts sont ensuite déductibles fiscalement par l'employeur et ne sont pas imposables pour l'employé.
Depuis avril 2020, les montants suivants s'appliquent (liés à l'indice pivot) :

Quelles sont les modalités d'un forfait journalier pour les repas ?

À condition que l'employé effectue au moins 6 heures de travail en dehors de l'entreprise, l'employeur peut choisir de lui verser une indemnité forfaitaire journalière.
La durée du voyage est calculée à partir du départ du lieu de travail fixe (ou du lieu de résidence) jusqu'au retour au lieu de travail fixe (lieu de résidence).

Toutefois, le voyage ne peut pas donner lieu à un repas payé par l'employeur ou un tiers, comme, par exemple, la participation à un séminaire où le repas est inclus dans les frais de participation, l'accès à un restaurant d'entreprise géré par l'employeur ou un tiers, ou un client ou fournisseur fournissant un repas.
En outre, aucune autre prestation ne peut être accordée pour couvrir les frais de repas, comme les chèques-repas. Dans ce cas, la contribution de l'employeur doit être déduite de la somme forfaitaire accordée.

Quelles sont les modalités d'un forfait mensuel pour les repas ?

Lorsque la nature de l'emploi du salarié implique régulièrement des prestations en dehors du lieu de travail normal, l'employeur peut choisir d'accorder une indemnité forfaitaire mensuelle.
Dans ce cas, la durée minimale de voyage de 6 heures ne s'applique pas.

L'indemnité forfaitaire mensuelle doit être déterminée sur la base des voyages de service effectués au cours de l'année précédente. Celle-ci ne peut toutefois jamais être seize fois supérieure à l’indemnité forfaitaire journalière.

Si un employé voyage en moyenne 10 jours par mois, une somme forfaitaire mensuelle de 174,10 EUR (10 x 17,41 ) peut lui être accordée. Toutefois, cela ne nécessite pas que l'employé effectue exactement 10 missions par mois.

En ce qui concerne l'indemnité forfaitaire mensuelle, le voyage ne peut pas non plus donner lieu à un repas payé par l'employeur ou un tiers et aucune autre prestation n'est accordée pour couvrir les frais de repas.

Dois-je opter pour le forfait journalier ou mensuel ?

Si un employé entreprend plus de 16 voyages de service par mois, chacun d'une durée minimale de 6 heures, il est préférable que l'employeur opte pour une indemnité forfaitaire journalière.
Dans ce cas, plus que 16 voyages de service par mois peuvent être remboursés, ce qui n'est pas le cas avec le forfait mensuel.

Toutefois, si l'employé entreprend moins de 16 voyages d'affaires par mois, ou si ces voyages durent souvent moins de 6 heures, il est préférable que l'employeur opte pour une indemnité forfaitaire mensuelle.
Dans ce cas, aucune durée minimale n'est requise.

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