Waarmee moet ik rekening houden bij het protesteren van een factuur?

Een vaak terugkomende klacht met betrekking tot facturen is het niet akkoord gaan met het vermelde bedrag. Dit kan het gevolg zijn van bedragen op een factuur die niet overeenstemmen met die op een offerte of koopovereenkomst, verkeerde berekeningen of aantallen of geleverde prestaties die niet voldoen aan de verwachtingen, enz. Wanneer de klant of afnemer een factuur wil protesteren, zijn er een aantal elementen waarmee hij rekening moet houden.

• Het laten opmaken van een prijsofferte of bestek met (indien mogelijk) vaste prijzen is sterk aan te raden.
• Een factuur dient tijdig en via aangetekend schrijven geprotesteerd te worden, voorzien van een duidelijke en voldoende onderbouwde motivatie.
• Voor BTW-plichtigen is het belangrijk in acht te nemen dat het protesteren van een factuur niets verandert aan de termijn voor aftrek.

Wat dient u vooraf te weten?

Het wordt ten sterkste aangeraden om bij grote bestellingen, werken, herstellingen, enz. op voorhand een prijsbestek met vaste prijzen te laten opmaken. Als dit om bepaalde redenen niet mogelijk blijkt, zal de facturatie gebeuren aan de hand van werkelijk verbruikte materialen en/of geleverde arbeidsuren.

Als er voor bepaalde werken geen duurtijd vooropgesteld kan worden of bij werken die niet routinematig zijn, zal er meestal in regie gewerkt worden. Ook hier is het belangrijk dat de gehanteerde eenheidsprijzen vooraf overeengekomen worden.  Voor kleine en/of vaak voorkomende herstellingen en onderhoudswerkzaamheden worden vaker algemene forfaits gehanteerd. Bij sommige verbouwingswerken komt het voor dat er een meerprijs aangerekend wordt.  Extra werkzaamheden op vraag van de klant, niet-voorziene omstandigheden of prijsstijgingen in materiaal (die zich voordoen tussen het opstellen van de offerte en het effectief uitvoeren van de werken) kunnen hiervan de oorzaak zijn.

Wat te doen bij betwisting?

Wanneer een klant niet akkoord gaat met een factuur is het in zijn eigen belang om deze per aangetekend schrijven te betwisten. Een factuur kan uiteraard ook mondeling geprotesteerd worden, maar het is in het kader van bewijslast belangrijk om deze alsnog schriftelijk en per aangetekende zending te bevestigen.

Verder dient het protest ook tijdig en binnen een redelijke termijn te gebeuren. Daarom is het raadzaam om de factuur meteen na ontvangst te controleren en al dan niet te protesteren. Vaak is er in de factuurvoorwaarden ook een termijn opgenomen waarbinnen de betwisting moet plaatsvinden. Daarnaast kunnen de factuurvoorwaarden ook bijkomende verplichtingen met betrekking tot het protesteren van de factuur bevatten, het is dus erg belangrijk deze grondig na te lezen.

Het is in ieder geval essentieel dat het protest duidelijk is en voldoende onderbouwd wordt. De datum en het kenmerk van de te protesteren factuur moeten steeds vermeld worden, alsook de datum van ontvangst.

Idealiter vindt de betwisting plaats alvorens te betalen. Indien de factuur toch betaald wordt voordat deze geprotesteerd wordt, dient steeds “betaling onder voorbehoud van rechten” vermeld te worden.

Een betaling zonder deze vermelding impliceert een voor voldaan getekende factuur, wat volgens de rechtspraak een aanvaarding van het goed of de dienst inhoudt. Indien een deel van de factuur niet betwist word en dit gedeelte gemakkelijk uitgerekend kan worden, kan het ook een optie zijn om dit deel wel al te betalen en dit – als teken van welwillendheid – te vermelden in de protestbrief.

Wat met de BTW van een geprotesteerde factuur?

Wanneer BTW-plichtige zelfstandigen een factuur protesteren, rijst de vraag hoe zij deze moeten verwerken in de boekhouding. Een algemeen ingenomen standpunt hieromtrent houdt in dat de btw afgetrokken moet worden van zodra deze opeisbaar wordt. Het protesteren van een factuur verandert met andere woorden niets aan de termijn voor aftrek.

Wanneer u de factuur als kost opneemt in uw boekhouding, zou de indruk gewekt kunnen worden dat u de factuur toch aanvaardt. Daarom is het aangeraden om op het moment van ontvangst en het aantekenen van protest van een factuur de btw af te trekken via een diverse post en niet zomaar in kost op te nemen. Wanneer bij een gerechtelijke procedure de rechter beslist dat de facturen wel degelijk geldig zijn, moeten de kosten bijgeboekt worden. Wanneer de rechter oordeelt dat een factuur niet geldig is en de betwisting dus gegrond is, dient de leverancier een creditnota op te maken en kan de btw op deze manier teruggestort worden.

 

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens