Kosten eigen aan de werkgever: wat verandert er vanaf inkomstenjaar 2022?

• Kosten eigen aan de werkgever zijn kosten die door de werknemer of bedrijfsleider betaald worden, maar uiteindelijk voor rekening van de werkgever of vennootschap zijn.
• Tot en met inkomstenjaar 2021 moeten werkgevers of vennootschappen enkel in het geval van “Forfaitaire onkostenvergoeding niet vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen” het bedrag vermelden op de fiche 281.10 of 281.20, bij de overige twee volstond “ja, bewijsstukken” of “ja, ernstige normen”.
• Vanaf inkomstenjaar 2022 geldt een nieuwe, ruimere rapportering voor alle onkostenvergoedingen. Voor alle betalingen vanaf 1 januari 2022 wordt het dan ook verplicht om telkens het bedrag van de onkostenvergoeding te vermelden op de desbetreffende fiches.

Wat zijn kosten eigen aan de werkgever?

Kosten eigen aan de werkgever, vaak “onkostenvergoedingen” genoemd, zijn kosten die door de werknemer of bedrijfsleider betaald worden, maar uiteindelijk voor rekening van de werkgever of vennootschap zijn.

De terugbetaling van deze kosten is niet belastbaar voor de werknemer of bedrijfsleider, maar vormt een aftrekbare beroepskost voor de werkgever of vennootschap. Hierbij moeten de kosten opgenomen worden op de fiscale fiche van de werknemer (fiches 281.10) of bedrijfsleider (fiches 281.20) in kwestie.

De terugbetaling gebeurt op basis van bewijsstukken of op basis van een vooraf (door de fiscus) vastgelegde forfait.

Ficheverplichting tot en met inkomstenjaar 2021

Er geldt voor werkgevers of vennootschappen die hun werknemers of bedrijfsleider(s) een onkostenvergoeding geven een meldingsplicht. Hierbij moet de werkgever of vennootschap jaarlijks aangeven welk type terugbetalingen plaatsvonden in het betrokken inkomstenjaar op de fiche 281.10 voor werknemers of fiche 281.20 voor bedrijfsleiders.

Hierbij zijn drie verschillende types vergoedingen:

1. Kostenvergoeding op basis van werkelijke en bewezen kosten: denk aan het terugbetalen van parkeertickets, facturen, btw-bonnetjes, …
2. Forfaitaire onkostenvergoeding vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen: de onkostenvergoeding wordt gebaseerd op een door de fiscus voorziene forfaitaire raming. Bijvoorbeeld een kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen met de eigen auto.
3. Forfaitaire onkostenvergoeding niet vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen: de werkgever betaalt een forfait zonder een raming die door de fiscus is voorzien. Bijvoorbeeld representatiekosten.

Tot en met inkomstenjaar 2021 moeten werkgevers of vennootschappen enkel in het laatste geval het bedrag vermelden, bij de eerste twee volstaat “ja, bewijsstukken” of “ja, ernstige normen”.

Ficheverplichting vanaf inkomstenjaar 2022

Vanaf inkomstenjaar 2022 geldt een nieuwe, ruimere rapportering voor alle onkostenvergoedingen. Voor alle betalingen vanaf 1 januari 2022 wordt het dan ook verplicht om telkens het bedrag van de onkostenvergoeding te vermelden op de fiche 281.10 of 281.20.

Indien de geldende verplichtingen niet gerespecteerd worden, kan dit leiden tot een sanctie in de vorm van niet-aftrekbaarheid als beroepskost en/of een administratieve geldboete.

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens