Wat zijn de fiscale gevolgen van een factuur zonder detail?

Het komt in de praktijk vaak voor: een factuur waarop weinig details staan over de geleverde goederen of diensten. Maar wat kunnen de fiscale gevolgen zijn van zo’n factuur zonder details?

• Elke factuur aan een Belgische klant moet enkele verplichte zaken bevatten
• Aan de factuur moeten bepaalde details toegevoegd worden om aan te tonen welke goederen en/of diensten werden geleverd en het beroepsmatig karakter ervan
• De rechtspraak bepaalt de voorwaarden voor de aftrekbaarheid van bepaalde kosten

Welke elementen moeten verplicht opgenomen worden op een factuur?

Op elke factuur aan een Belgische klant moeten ten minste volgende zaken worden opgenomen:

• Het woord “factuur”
• De datum en het volgnummer van de factuur
• De identiteit van de onderneming: naam, adres maatschappelijke zetel, BTW-nummer
• Indien een vennootschap: het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR” gevolgd door de vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarin de vennootschap haar zetel heeft
• Identiteit van de klant: naam, adres, BTW-nummer (indien van toepassing)
• Bankrekeningnummer
• Datum van het belastbare feit of datum van de ontvangst van (een deel van) de prijs
• Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen of verstrekte dienst
• Btw-tarief
• Prijs
• Percentage en het bedrag van de verschuldigde btw
• Indien de gefactureerde niet aan btw onderworpen is: aanduiding van de reden van vrijstelling
• Verwijzing naar voorgaande facturen indien voor één handeling meerdere facturen of stukken worden opgemaakt
• Vermelding van de algemene voorwaarden: dit is niet verplicht, maar wel goed om op te nemen

Welke details moeten opgenomen worden op een factuur?

Het hebben van een factuur (met de nodige verplichte vermeldingen) is niet altijd voldoende om de fiscale aftrek te garanderen. De belastingplichtige moet zowel voor de btw als voor de inkomstenbelastingen aantonen welke goederen en/of diensten werden geleverd én het beroepsmatig karakter ervan.

De controlerende ambtenaar kan de aftrek van btw en/of beroepskosten in vraag stellen omdat er onvoldoende gegevens werden opgenomen op de factuur. Tegelijkertijd kan de fiscus een aftrek niet weigeren énkel op basis van de vaststelling dat de factuur niet gedetailleerd genoeg is.

De belastingplichtige mag/moet altijd (bijkomend) bewijs leveren dat de gemaakte kosten beroepsmatig en verantwoord zijn.
Dit kan door middel van verschillende bewijsmiddelen, bijvoorbeeld:

• Bestelbonnen
• Offertes
• Leveringsnota’s
• Brieven, e-mails of andere communicaties
• Werkverslagen

Om fiscale discussies te vermijden is het altijd aangewezen om voldoende detail op te nemen op een kostenfactuur of in de bijlage bij een factuur.

Enkele voorbeelden:

• Gebruik niet “beroepskledij”, maar zorg voor een precieze omschrijving van de gekochte goederen
• Gebruik niet “beroepsliteratuur”, maar zorg voor een omschrijving van de gekochte boeken, tijdschriften,…
• Voeg bij de factuur van een relatiegeschenk de uitnodiging van het huwelijk in kwestie of het geboortekaartje van de kersverse baby toe
• Gebruik geen “diverse prestaties”, maar beschrijf de geleverde prestaties in detail. Eventueel in een extra bijlage of via een verwijzing naar een contract

Welke zaken hebben recht op aftrek?

Het hof aanvaardt de aftrek in volgende gevallen:

• De verklaringen van de belastingplichtige zijn niet tegenstrijdig of ongeloofwaardig
• De consistente situatie ondersteunt de werkelijkheid van de prestaties
• De facturatie is geloofwaardig, aannemelijk en courant voor de omschreven prestaties
• Besluit: op basis van de samenloop van de consistente feitenconstellatie en de afwezigheid van enige andere oorzaak voor de betaling moet besloten worden dat de belastingplichtige heeft voldaan aan zijn bewijslast met een bewijs op basis van vermoedens.

Op 2 juni 2020 besliste het hof van beroep Gent om consultancykosten te verwerpen. De reden hiervoor is dat noch de aard, noch de intentie of finaliteit van de opdracht kon worden bewezen.

Wens je meer informatie over dit onderwerp? Aarzel dan niet om ons te contacteren! Onze experts staan voor je klaar!

 

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens