In hoeverre zijn restaurantkosten fiscaal aftrekbaar?

Restaurantkosten zijn in principe aftrekbaar voor 69% indien het beroepskarakter kan bewezen worden. Maar wanneer is er sprake van een beroepsmatig karakter? En zijn er uitzonderingen op de regel?

• Restaurantkosten zijn alle kosten van maaltijden in elke inrichting waar maaltijden worden bereid en verkocht om ter plaatse te worden geconsumeerd.
• Het beroepsmatig karakter van restaurantkosten kan bepaald worden aan de hand van met wie en wanneer het restaurantbezoek plaatsvindt.
• De fiscus kan de restaurantkost verwerpen wanneer deze op onredelijke wijze de beroepsbehoefte overtreft.
• De aftrekbaarheid van beroepsmatige restaurantkosten zijn in de regel beperkt tot 69 %, hierop zijn evenwel enkele uitzonderingen.
• De BTW op restaurantkosten is in principe niet aftrekbaar.

Wat zijn restaurantkosten?

Restaurantkosten zijn alle kosten van maaltijden die opgediend worden op restaurant, inclusief de drankkosten. Zowel een zakendiner met een leverancier of (potentiële) klant, een lunch in een hotel bij een zakenbezoek, alsook catering tijdens een seminarie kunnen worden gezien als restaurantkosten. Elke inrichting waar maaltijden worden bereid en verkocht om ter plaatse te worden geconsumeerd worden gezien als restaurant, dus ook een broodjeszaak of taverne komen in aanmerking.

Hoe moet het beroepsmatige karakter bewezen worden?

Vooreerst moet steeds het BTW-bonnetje van het restaurantbezoek kunnen worden voorgelegd, louter een betaalbewijs is niet voldoende. Er moet ook bij voorkeur betaald worden met de bank- of kredietkaart zodat kan worden aangetoond  dat je zelf hebt betaald en geen bonnetjes van familieleden of kennissen wilt inbrengen.

Als algemene regel geldt daarnaast dat kosten alleen aftrekbaar zijn wanneer ze gemaakt worden met het doel een beroepsinkomen te verwerven of te behouden. Daarbij stelt de fiscus zich enkele belangrijke vragen:

Wie? De restaurantkosten van een etentje met familie zullen niet aanvaard worden, desondanks het niet uitgesloten is dat je zaken doet met familieleden. Ook wanneer jij en je zakenrelatie hun partner meebrengen, zal de controleur hoogstwaarschijnlijk op zijn minst een deel van de kosten verwerpen.

Wanneer? De fiscus gaat ervan uit dat zakenlunches steeds doorgaan tijdens de week. Restaurantkosten die werden gemaakt tijdens het weekend zullen moeilijker aanvaard worden, tenzij je de controleur kan overtuigen van het beroepsmatig karakter van het etentje.

Speelt het bedrag van de restaurantkosten ook een rol?

In principe is de hoogte van de rekening niet bepalend voor het beroepsmatig karakter van de restaurantkosten. Het maakt dus niet uit of je naar een tearoom of een sterrenrestaurant gaat eten. Wanneer de restaurantkosten echter onredelijk hoog zijn, kan de fiscus deze verwerpen omdat ze de beroepsbehoefte overschrijden. Of de kosten onredelijk zijn in verhouding met de beroepsbehoefte hangt natuurlijk ook af van de aard van de activiteiten binnen jouw onderneming. De ene beroepsactiviteit brengt al meer restaurantkosten mee dan de andere, zo zal een bakker minder op restaurant moeten gaan met zijn klanten dan een architect.

In hoeverre zijn de kosten fiscaal aftrekbaar?

De aftrek van beroepsmatige restaurantkosten is steeds beperkt tot 69% zowel voor restaurantkosten gemaakt in het binnen- als het buitenland. De restaurantkosten die zijn inbegrepen in hotelrekeningen of de cateringkosten bij seminaries dienen te worden uitgesplitst, zodat elk kunnen worden onderworpen aan hun eigen regels. Indien er geen opgesplitste factuur voorhanden is, zal in de regel de totale factuur voor 69% aftrekbaar zijn (dus ook de kosten voor het seminarie zelf die in principe voor 100% aftrekbaar zijn).

Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze beperking waarbij de restaurantkosten wel voor de volle 100% aftrekbaar zijn:

• Het verstrekken van maaltijden aan personeel in het bedrijfsrestaurant (of door een externe onderneming die de maaltijden verzorgt) is volledig aftrekbaar, mits het personeelslid zelf minstens 1,09 euro per maaltijd bijdraagt. Indien deze bijdrage minder is, wordt het verschil als niet aftrekbare kost beschouwd.
• De restaurantkosten gemaakt door vertegenwoordigers in de voedingssector in het kader van een zakenrelatie zijn volledig aftrekbaar. Deze uitzondering dient zeer strikt te worden toegepast: dit geldt namelijk enkel voor wie producten voor menselijke consumptie verkoopt. Vertegenwoordigers in eetservies, keuken(machine)s, rookwaren en dierenvoedsel vallen dus buiten deze regel.
• Restaurantkosten die volledig worden doorgerekend aan de klant zijn voor 100% aftrekbaar. De kosten moeten dan per factuur worden teruggevorderd en de aard van de dienst, de naam van het restaurant en de datum van het etentje moet duidelijk op de factuur worden vermeld. Bij de ontvanger van de factuur zijn de kosten slechts voor 69% aftrekbaar.
• Restaurantkosten die worden gemaakt in het kader van een personeelsfeest dat voor het geheel van het personeel wordt georganiseerd zijn één keer per jaar (tenzij voor pensionering) voor 100% aftrekbaar.
• Restaurantkosten die worden gemaakt door het personeel dat een opdracht dient uit voeren buiten de onderneming (indien de prestatie meer dan 5 uur per dag bedraagt) zijn volledig aftrekbaar.

Is de BTW aftrekbaar?

De BTW op restaurantkosten is in principe niet aftrekbaar. Toch zijn er echter enkele uitzonderingen op de regel:

• Zo is de BTW op restaurantkosten, gemaakt door het personeel dat een opdracht dient uit voeren buiten de onderneming (indien de prestatie meer dan 5 uur per dag bedraagt), volledig aftrekbaar. Er dient in dit geval een correcte factuur te worden opgemaakt op naam van de onderneming, een btw-bonnetje is niet voldoende.
•  De BTW op restaurantkosten van een personeelsfeest zijn in de regel niet aftrekbaar, dit tenzij je voor het feest de spijzen en dranken zelf aankoopt en zelf voor de bediening instaat.
• Ook van restaurantkosten die je volledig doorrekent aan je klant is de BTW volledig aftrekbaar. De BTW is in dit geval uiteraard niet aftrekbaar voor de ontvanger van de factuur.

Wens je meer informatie over dit onderwerp? Aarzel dan niet om ons te contacteren! Onze experts staan voor je klaar!