Forfaitaire beroepskosten: wanneer zijn de vergoedingen vrij van sociale bijdragen?

Vergoedingen van ‘kosten eigen aan de werkgever’ (beroepskosten) zijn normaliter niet belastbaar en niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen als u rekening houdt met de plafonds die zijn bepaald door de fiscus en de RSZ. De RSZ aanvaardt voor verschillende kleine en moeilijk bewijsbare beroepskosten een forfaitaire raming.

Kosten eigen aan de werkgever

Moet uw werknemer bepaalde uitgaven verrichten tijdens de uitoefening van zijn beroep en u betaalt die beroepskosten aan hem terug, dan zijn er op dit bedrag normaliter geen RSZ-bijdragen verschuldigd. De RSZ beschouwt een kostenvergoeding niet als loon als:

1. de terugbetaling van de vergoeding gebeurt op basis van de reële kosten of op basis van een forfait dat in verhouding staat tot de werkelijke waarde van de uitgaven;
2. het om een werkelijke kostenvergoeding gaat die de werknemer niet verrijkt; en
3. u verplicht bent om de kosten aan de werknemer terug te betalen.

De terugbetaling van de kostenvergoeding kan gebeuren op basis van de reële kosten of op basis van een forfait. De RSZ aanvaardt dat kleine forfaitaire beroepskosten die moeilijk bewijsbaar zijn, worden terugbetaald op voorwaarde dat u een verantwoording kunt geven. Dit kunt u aantonen met geschreven documenten, zoals dienstnota's, het arbeidsreglement of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst. 

Onkostentabel van de RSZ

De RSZ heeft een tabel samengesteld met verschillende posten waarvoor ze een forfaitaire raming aanvaardt. De recentste tabel kunt u bekijken op de website van de RSZ bij de administratieve instructies. In deze tabel staan maximumbedragen. Als de gemaakte kosten groter zijn, mag u uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. Dit houdt in dat u de reële kosten moet aantonen voor het geheel van de kosten met betrekking tot een post. Voor éénzelfde kostentype mag men slechts 1 en niet beide systemen (reëel en forfaitair) gebruiken.

De sommen die het bedrag van de reële kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen moeten worden betaald. De forfaitaire kostenvergoedingen mogen ook geen kosten dekken die al op een andere manier worden terugbetaald. Is er sprake van betwisting, dan moet u uw systeem van kostenvergoeding en de echtheid van deze kosten aantonen aan de hand van bewijsstukken.

Opgelet! Bij een herkwalificatie tot loon riskeert men naast verwijlinteresten en een bijdrageopslag op jaarbasis, ook een sanctie voor onjuiste of onvolledige aangifte.

Forfaitaire beroepskosten: 

Verplaatsingskosten: het forfaitbedrag voor kosten voor beroepsverplaatsingen met de auto of de fiets en voor woon-werkverplaatsingen is gelijk aan 0,3412 euro per km (auto) en 0,22 euro per km (fiets). De forfaits omvatten alle kosten (onderhoud, verzekering, brandstof). De werkgever mag het voertuig niet financieren en geen eigenaar ervan zijn.

Verblijfskosten: kan de werknemer niet naar huis omdat de werkplaats te ver is, dan geldt een bedrag van 35 euro per nacht voor avondmaal, logies en ontbijt. Voor buitenlandse dienstenreizen zijn verschillende bedragen van toepassing, afhankelijk van de duur van het verblijf (maximum of meer dan 30 kalenderdagen).

Baankosten: het forfaitbedrag bij baankosten voor niet-sedentaire werknemers (d.w.z. verplichte verplaatsing tijdens de werkdag gedurende minimum 4 opeenvolgende uren) bedraagt 10 euro per dag en een maaltijdvergoeding van 7 euro per dag. Vereist is dat de werknemers geen sanitaire of andere faciliteiten kunnen gebruiken en daarom buitenshuis een maaltijd moeten nuttigen.

Pc en Internet: het gebruikelijke forfait voor kosten bij de aankoop van een pc en voor een internetverbinding is gelijk aan 20 euro per maand voor een pc en 20 euro per maand voor Internet. De werknemer gebruikt dan zijn eigen pc en/of internetverbinding voor professionele doeleinden en op regelmatige basis (d.w.z. 1 dag per week, één week elke maand, etc.). De werkgever komt op geen andere manier tussen in die kosten, bijvoorbeeld door een deel van de aankoopprijs van de pc te betalen.

Thuiswerk: het forfait voor bureaukosten als werknemers een deel van hun werk van thuis uit verrichten, bedraagt 119,61 euro per maand. Dit bedrag dekt de kosten voor onder andere elektriciteit, verwarming, en klein bureaugereedschap. Dit thuiswerk moet op regelmatige en structurele basis gebeuren, én in een daarvoor ingerichte ruimte in hun woning.

Kledijkosten: de forfaits bedragen voor het aankopen van werkkledij: 1,65 euro per dag; voor het onderhoud van werkkledij: 1,65 euro per dag, en voor kledij van de werknemer (onderhoud en slijtage): 0,83 euro per dag.

Wat zegt de fiscus?

Een aantal bedragen komen terug bij de fiscus, bijvoorbeeld de kosten voor het beroepsmatig gebruik van de eigen wagen van de werknemer, de kosten voor binnenlandse dienstreizen en kosten voor pc en Internet. Voor andere onkostenvergoedingen, bijvoorbeeld bureaukosten, bent u verplicht om een (in)formeel akkoord te sluiten met de fiscus. Ze moeten ook worden vermeld op de fiscale fiches.

Wenst u meer informatie over forfaitaire beroepskosten, dan kunt u altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.