Indemnité vélo et avantage en nature pour le vélo: toujours sur fiche!

Si un employeur/une entreprise met gratuitement à la disposition du salarié/dirigeant un vélo pour les trajets domicile-travail et/ou accorde une indemnité de vélo par kilomètre parcouru entre le lieu de résidence et le lieu de travail, ceux-ci peuvent être exonérés d'impôt pour le bénéficiaire. L'exonération est vérifiée par l'administration fiscale via une fiche par l'employeur/l'entreprise et la déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques du bénéficiaire.

L’indemnité vélo  

Les employeurs/entreprises peuvent (doivent) verser une indemnité aux employés qui se déplacent à vélo. À partir du 1er janvier 2024, le montant forfaitaire exonéré de l'impôt sur le revenu des personnes physiques sera de 0,35 euro maximum par kilomètre. Toutefois, il existe un plafond maximal de 3.500 euros par an.

Supposons que vous receviez l'indemnité maximale exemptée pour vélo, cela signifie que vous pouvez parcourir 10 000 kilomètres (3 500/0,35) à vélo par année civile avant que ce plafond ne soit dépassé. En supposant 220 jours ouvrables, cela signifie un aller-retour d'environ 45 kilomètres.

Mise à disposition de vélos d'entreprise

Si un employeur/une entreprise  met à la disposition d'un employé/dirigeant un vélo qui peut également être utilisé à des fins privées, un avantage en nature (imposable) est accordé au bénéficiaire. Cet avantage en nature est imposé (sinon exonéré d'impôt) en tant que revenu professionnel aux taux progressifs de l'impôt sur le  revenu des personnes physiques.

L'avantage en nature imposable doit être évalué à sa valeur réelle pour le bénéficiaire de l'avantage. C'est l'économie que l'employé/le manager réalise parce que le vélo est mis gratuitement à disposition par l'employeur/l'entreprise.

L'administration fiscale précise dans sa circulaire 2024/C/22 que les éléments suivants doivent être pris en compte pour la détermination de la valeur réelle:

1. Nature de l'offre: seul un vélo est  mis à disposition ou également une gamme de services tels que l'assurance, l'entretien et les réparations, les accessoires, etc.
2. Taille de l'offre: mise à disposition permanente du vélo ou mise à disposition limitée.
3. Valeur de l'offre: est un vélo équipé coûteux  fourni ou un modèle moins cher (+ tous les services proposés tels que l'assurance ou les frais d'entretien pris en charge par l'employeur/l'entreprise).

Exemple 1

Un employeur achète un vélo électrique et le met à disposition en permanence de son salarié (valeur : 3 000 euros), ainsi que les accessoires (valeur : 500 euros). L'employeur prendra en charge les frais de réparation et d'entretien (convention de 80 euros par an). Le salarié a accès au vélo pendant toute l'année.

On peut admettre que l' avantage est déterminé sur la base du prix d'achat du vélo et des accessoires répartis sur 5 ans, soit la durée de vie économique du vélo, à laquelle s'ajoutent les coûts du contrat de réparation et d'entretien.

VAA = (3 000 € + 500 € = 3 500 €) / 5 = 700 € par an.

Contrat d'entretien et de réparation (80 euros par an). Total = 780 euros.

Lorsque le vélo sera mis à disposition à partir du 01.07.2024, le montant de l'allocation  sera réparti comme suit :

Exercice d'imposition 2025 (revenus 2024) : 780 X 184/366 = 392,13 euros.

Exercice d'imposition 2026 (revenus 2025) et suivants : 780 euros.

Source: Circulaire 2024/C/22 du 28 mars 2024

Exemple 2

Un employeur achète un vélo électrique et le met à disposition en permanence de son salarié (valeur : 3 000 euros), ainsi que les accessoires (valeur : 500 euros). L'employeur prend en charge les frais de réparation, d'entretien et d'assurance afin que l'employé n'ait pas à supporter de frais. Le salarié a accès au vélo pendant toute l'année.

On peut admettre que l' avantage correspond au loyer que l'employeur aurait dû supporter s'il avait conclu un contrat de crédit-bail offrant un service comparable.

Source: Circulaire 2024/C/22 du 28 mars 2024

Exonération de la taxe en cas d'application d'un forfait légal pour frais

L'indemnité vélo octroyée et l'avantage en nature résultant de la mise à disposition d'un vélo de société ne sont exonérés d'impôt que si le salarié/l‘administrateur ne justifie pas de ses frais réels, mais invoque le forfait. La question de savoir si le contribuable prouve ses dépenses réelles ou invoque les frais professionnels forfaitaires légaux n'apparaît clairement qu'au moment de la production de sa déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques pour l'année de revenus concernée.

Toujours sur la feuille 281.10 ou 281.20

À partir de l'année de revenus 2024 (exercice d'imposition 2025), les montants de l'indemnité vélo et de l'avantage du vélo de société doivent toujours être indiqués sur les formulaires fiscaux 281.10 (salariés) ou 281.20 (dirigeants d'entreprise).

Exonération via la déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques

Lors du dépôt de la déclaration d'  impôt sur le revenu des personnes physiques,  le contribuable devra choisir entre la preuve des coûts réels ou le montant forfaitaire. Si le salarié/dirigeant opte pour la déduction des frais professionnels réels, il est automatiquement exclu de l'exonération. Dans ce cas, l'indemnité vélo accordée au contribuable  et/ou l'avantage du vélo de société constituent des revenus professionnels imposables au taux progressif. Un salarié/chef d'entreprise qui opte pour le régime des frais professionnels forfaitaires dans sa déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques peut demander l'exonération de l'indemnité vélo pour les déplacements entre le lieu de résidence et le lieu de travail et/ou l'exonération du bénéfice du vélo de société (et des éventuels accessoires/services supplémentaires).

Pas de retenue à la source

Étant donné que la vérification de l'exonération (coût réel ou montant forfaitaire) ne peut se faire qu'au niveau de la déclaration d'  impôt sur le revenu des personnes physiques, l'indemnité vélo et l'avantage du vélo de société ne sont pas pris en compte pour la base de calcul du précompte mobilier. L'employeur/l'entreprise ne doit pas déduire l'impôt à la source de l'indemnité de vélo et/ou de l'avantage en nature du vélo de société.

Entrée en vigueur

Applicable à partir de la période imposable débutant le 01/01/2024.

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens