Les indemnités de déplacement domicile-travail : exonérées d'impôt ?

Si un employeur intervient financièrement dans les déplacements domicile-travail d'un salarié, celui-ci perçoit, en principe, un avantage de toute nature imposable. Après tout, le trajet d'un employé pour se rendre au travail et en revenir est un voyage privé, que l'employé doit payer lui-même. La participation de l'employeur à ces frais est donc normalement imposée. L'employeur peut contribuer à ces coûts. Dans un certain nombre de cas, le législateur lui-même y est tenu par les conventions collectives. Sous certaines conditions et limitations, ces interventions sont exonérées d'impôts dans le cas du salarié.

• Transports publics en commun
• Transports publics organisés
• Autre mode de transport
• Conditions
• L'indemnité vélo et la mise à disposition d'un vélo de société
• Conditions d'octroi de l'indemnité vélo
• Combinaison de différents modes de transport

Transports publics en commun

Les transports publics sont définis comme les transports au profit du public par tram, train, bus, métro ou tout autre moyen de transport public organisé par une société de transport public.

Si l'employeur  rembourse les frais de ce transport au salarié, ce remboursement est totalement exonéré d'impôts de la part du salarié.

Exemple

Un employé achète un abonnement de train d'une durée de 1 an pour se rendre de son domicile à Bruges à son lieu de travail à Gand. Le salarié paie 800 euros au guichet de la SNCB. L'employeur dépose 800 euros sur le compte du salarié et prend ainsi en charge le coût de l'abonnement. L'employé n'est pas imposé sur ce remboursement.

Pour les salariés qui utilisent les transports publics et qui reçoivent un remboursement pour leur vélo qu'ils empruntent en transports publics afin  de couvrir une autre partie de leurs trajets domicile-travail, le remboursement par l'employeur de l'abonnement de train (y compris le surcoût pour prendre le vélo dans le train) est totalement exonéré.

Transports publics organisés

Par transport en commun organisé  de personnel, on entend le transport par un moyen de transport adapté à au moins 2 personnes, quel que soit le propriétaire, qui est organisé par l'employeur ou un groupe d'employeurs.  Dans la plupart des cas, c'est gratuit, par exemple une navette. Ensuite, il y a une prestation sociale exonérée.

L'employeur peut également verser une indemnité exonérée d'impôt limitée au prix d'un billet de train mensuel en première classe de la SNCB.

Exemple

Si un salarié a utilisé les transports publics organisés pendant 95 jours au cours de l'année, 4,75 abonnements mensuels de première classe (soit 95 jours/20) peuvent être pris en compte au cours de cette année. La distance parcourue par les transports publics organisés entre le lieu de départ et la destination du travailleur est de 25 kilomètres. Le tarif d'un abonnement mensuel de première classe pour cette distance est de 160 euros par mois. Dans ce cas, l'exonération d'impôt sur le revenu des personnes physiques est égale à 760,00 euros (soit 160 euros x 4,75).

Autre mode de transport

C'est-à-dire : tout mode de transport autre que les transports publics et les transports publics organisés, par exemple la voiture, la moto ou le cyclomoteur.

L'intervention de l'employeur est exonérée jusqu'à un montant de  490 euros (Ajr. 2025).

Conditions OGV, GGV, AVW

Applicable uniquement aux employés, pas aux dirigeants d'entreprise.

Les remboursements de l'employeur à l'employé doivent être inclus dans le formulaire 281.10 à la case 14.

Ces trois exonérations ne s'appliquent que si le salarié ne justifie pas de ses frais professionnels réels, mais applique le capital légal.

L'indemnité vélo et la mise à disposition d'un vélo

À partir du 1er janvier 2024, l'employeur ou l'entreprise peut accorder à un salarié ou à un chef d'entreprise une indemnité vélo non imposable de 0,35 euro/km pour ses déplacements. À partir du 1er janvier 2024, un plafond annuel maximal de 2.500 euros s’appliquera. En cas de dépassement de cette limite, seule la partie excédentaire devient un revenu imposable. Un projet de loi prévoit d'ajuster ce plafond à 3.500 euros.

L'indemnité vélo défiscalisée pour les trajets domicile-travail peut être cumulée avec la mise à disposition d'un vélo de société. Dans  ce cas, l'indemnité vélo conserve son importance en tant que compensation pour tous les autres frais de vélo (vêtements, etc.) et en tant qu'incitation à l'utilisation efficace du vélo. Aucun avantage de toute nature n'est facturé  pour la mise à disposition du vélo de société, à condition que le vélo de société soit régulièrement utilisé pour les trajets domicile-travail.

L'exonération ne s'applique pas nécessairement uniquement au trajet le plus court. L' itinéraire le plus sûr est également pris en compte, même s'il est plus long. Les déplacements supplémentaires, tels qu'un détour par la salle de sport après le travail, sont exclus.

Tant  les salariés que  les dirigeants d'entreprise peuvent bénéficier de l'indemnité vélo exonérée.

L'indemnité doit figurer à la case 25a du feuillet 281.10 pour les salariés et à la case 19a du feuillet 281.20 pour les dirigeants d'entreprise.

Pour en savoir plus sur l'indemnité vélo exonérée, cliquez ici.

Combinaison de différents modes de transport

Les différentes exonérations peuvent être combinées si les subventions concernent des parties distinctes des déplacements domicile-travail.

Exemple

Jan n'est pas très sportif. De son domicile à la gare de Bruges, il utilise sa voiture. Il prend ensuite le train depuis la gare de Bruges jusqu'à la gare de Gand-Saint-Pierre. Une fois arrivé à Gand-Saint-Pierre, Jan peut utiliser les transports collectifs organisés par son employeur, via une navette.

Les interventions suivantes de l'employeur sont exonérées :

• Une intervention allant jusqu'à 490 euros (Ajr. 2025) pour les trajets domicile-travail avec sa propre voiture.
• Le remboursement de son abonnement annuel auprès de la SNCB s'élève à 800 euros. Jan fournit à son employeur une preuve de paiement à cet effet.
• Transports publics organisés, à condition que le coût pour l'employeur n'excède pas le prix d'un abonnement de train de première classe pour une distance égale à la distance parcourue par ce transport commun. Supposons que la distance entre Gand-Saint-Pierre et l'atelier soit de 3 kilomètres et que Jan le fasse 220 fois par an. Cela correspond à 220/20 = 11 mois. Vous pouvez prendre en compte 11 abonnements mensuels de première classe pour une distance de 3 kilomètres. Supposons que le tarif d'un abonnement mensuel de première classe pour cette distance soit de 40 euros, alors l'exonération est égale à 11 x 40 = 440 euros.

Si un remboursement global est accordé, la facturation doit être effectuée de la manière suivante :

1. D'abord sur l'autre mode de transport.
2. Puis dans les transports en commun.
3. Enfin, sur les transports en commun organisés.

Exemple

L'employeur accorde à son salarié une participation forfaitaire de 2.000 euros pour les frais de déplacement du lieu de résidence au lieu de travail - il inscrit le montant total à la case 14 « Contributions aux frais de déplacement », sous la rubrique c) « Autres moyens de transport » de la feuille 281.10. L'employé se rend à pied à la gare et utilise ensuite les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail - une attestation de la société de transport public montre qu'il a payé 1 200 euros à la société de transport public pour son abonnement de transport public en public. Bien que la participation aux frais de déplacement de 2.000 euros doive en principe être considérée comme un avantage de toute nature imposable, cette participation aux frais de déplacement peut être exonérée pour un montant de 1.690 euros (soit 490 euros (année 2025) + 1.200 euros pour la contribution au prix effectivement payé par le salarié à la SNCB). L'une des conditions de ces deux exonérations est que le salarié ne prouve pas ses frais professionnels réels.

L'exonération pour les transports publics publics, les transports publics organisés ou tout autre mode de transport n'est pas  cumulable avec l'indemnité vélo exonérée pour le même trajet ou pour une partie de celui-ci.

L'assujetti qui effectue ses déplacements à vélo par d'autres trajets effectués en transports en commun ou en transports en commun organisés par l'employeur ou par un groupement d'employeurs ou par un autre moyen de transport peut bénéficier de l'indemnité vélo exonérée et la ou les exonérations pour les transports publics publics, les transports publics organisés ou tout autre mode de transport.

Exemple

Jan fait du vélo tous les jours ouvrables de son domicile à Bruges à la gare de Bruges. La distance est de 5 kilomètres. Il prend ensuite le train de Bruges à Gand-Saint-Pierre. À la gare de Gand-Saint-Pierre, il se rend ensuite à pied à son atelier. Idem pour le retour.

Jan reçoit de son employeur les indemnités suivantes :

• Une contribution de 220 jours ouvrés x 10 kilomètres x 0,35 euros/kilomètre pour les trajets effectués à vélo entre le 1er janvier 2024 et le 31 décembre 2024, soit 770 euros.
• Le remboursement de sa cotisation annuelle à la SNCB s'élève à 800 euros. Jan fournit une preuve de paiement à son employeur pour cela.
• Un remboursement de 490 euros (Ajr. 2025) pour les trajets à pied.

Tous les remboursements sont exonérés d'impôt.

Des questions? Contactez l'un de nos experts.