Que dois-je garder à l'esprit lorsque je conteste une facture ?

Une plainte récurrente concernant les factures est que le montant indiqué n'est pas accepté. Cela peut être dû à des montants figurant sur une facture qui ne correspondent pas à ceux figurant sur une offre ou un accord d'achat, à des calculs ou des chiffres incorrects, à des services fournis qui ne répondent pas aux attentes, etc. Lorsque le client ou l'acheteur souhaite contester une facture, il doit tenir compte d'un certain nombre d'éléments.

• Il est fortement recommandé de faire établir un devis ou un cahier des charges avec (si possible) des prix fixes.
• Une facture doit être contestée à temps et par lettre recommandée, avec une motivation claire et suffisamment étayée.
• Pour les assujettis à la TVA, il est important de noter que la contestation d'une facture ne modifie pas le délai de déduction.

Que devez-vous savoir à l'avance ?

Pour les commandes importantes, les travaux, les réparations, etc., il est fortement recommandé de faire établir au préalable un devis à prix fixe. Si, pour une raison quelconque, cela s'avère impossible, la facturation se fera sur la base des matériaux effectivement utilisés et/ou des heures travaillées.

Si aucune durée ne peut être spécifiée pour certains travaux ou pour des travaux qui ne sont pas routiniers, les travaux seront généralement effectués en régie. Ici aussi, il est important que les prix unitaires utilisés soient convenus à l'avance.  Pour les réparations et les travaux d'entretien de faible ampleur et/ou fréquents, les montants forfaitaires sont plus souvent utilisés. Pour certains travaux de rénovation, un prix supplémentaire peut être facturé.  Des travaux supplémentaires demandés par le client, des circonstances imprévues ou des augmentations de prix des matériaux (qui interviennent entre l'élaboration de l'offre et l'exécution effective des travaux) peuvent en être la cause.

Que faire en cas de contestation ?

Lorsqu'un client n'est pas d'accord avec une facture, il a tout intérêt à la contester par lettre recommandée. Une facture peut bien sûr être contestée verbalement, mais il est important, dans le cadre de la charge de la preuve, de confirmer la contestation par écrit et par courrier recommandé.

En outre, la contestation doit également être faite en temps utile et dans un délai raisonnable. Il est donc conseillé de vérifier la facture dès sa réception et de la contester ou non. Souvent, les conditions de facturation stipulent également un délai dans lequel la contestation doit avoir lieu. En outre, les conditions de facturation peuvent également contenir des obligations supplémentaires concernant la contestation de la facture, il est donc très important de les lire attentivement.

Dans tous les cas, il est essentiel que la contestation soit claire et suffisamment motivée. La date et la référence de la facture à contester doivent toujours être indiquées, ainsi que la date de réception.

Idéalement, la contestation devrait être faite avant le paiement. Si la facture est néanmoins payée avant d'être contestée, la mention "paiement sous réserve de droits" doit toujours être indiquée. Un paiement sans cette indication implique une facture signée pour acquit, ce qui, selon la jurisprudence, implique l'acceptation du bien ou du service. Si une partie de la facture n'est pas contestée et que cette partie peut être facilement calculée, il peut également être envisagé de payer cette partie dès maintenant et de la mentionner - en signe de bonne volonté - dans la lettre de contestation.

Qu'en est-il de la TVA d'une facture contestée?

Lorsque les indépendants assujettis à la TVA contestent une facture, la question se pose de savoir comment ils doivent la comptabiliser. il est généralement accepté que la TVA doit être déduite dès qu'elle est due. En d'autres termes, le fait de contester une facture ne modifie pas le délai de déduction.

Si vous incluez la facture comme un frais dans votre comptabilité, vous pourriez donner l'impression que vous acceptez la facture après tout. Il est donc conseillé de déduire la TVA par le biais d'un poste divers lors de la réception d'une facture protestée et de ne pas simplement l'inclure dans vos frais. Si, au cours de la procédure judiciaire, le juge décide que les factures sont valables, les frais doivent être ajoutés. Si le tribunal juge qu'une facture n'est pas valable et que la contestation est donc fondée, le fournisseur doit émettre une note de crédit et la TVA peut être remboursée de cette manière.

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens