Frais propres à l'employeur: qu'est-ce qui va changer à partir de l'année de revenus 2022?

• Les frais propres à l'employeur sont des coûts qui sont payés par l'employé ou le dirigeant, mais qui sont finalement à charge de l'employeur ou l'entreprise.
• Jusqu'à l'année de revenus 2021 incluse, les employeurs ou entreprises ne doivent indiquer le montant sur la fiche 281.10 ou 281.20 que dans le cas de " Indemnité de frais forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes ", pour les deux autres, "Oui, pièces justificatives" ou "Oui, normes sérieuses" étaient suffisants.
• À partir de l'année de revenus 2022, une nouvelle déclaration élargie s'applique à tous les remboursements de frais. Pour tous les paiements effectués à partir du 1er janvier 2022, il sera donc obligatoire d'indiquer le montant du remboursement des frais sur les fiches correspondantes.

Quels sont les frais propres à l'employeur?

Les frais propres à l'employeur sont des coûts qui sont payés par le salarié ou le dirigeant, mais qui sont en fait pour le compte de l'employeur ou de l'entreprise.

Le remboursement de ces frais n'est pas imposable pour le salarié ou le dirigeant mais constitue une dépense professionnelle déductible pour l'employeur ou l'entreprise. Les frais doivent être inscrits sur la fiche d'impôt de l'employé (fiches 281.10) ou du dirigeant (fiches 281.20) en question.

Le remboursement se fait sur la base de pièces justificatives ou sur la base d'un montant fixe déterminé à l'avance (par l'administration fiscale).

Obligation de fiche jusqu'à l'année de revenus 2021 incluse

Les employeurs ou les entreprises qui accordent à leurs employés ou à leurs dirigeants une indemnité pour frais professionnels sont tenus de la déclarer. A cet effet, l'employeur ou l'entreprise doit indiquer annuellement le type de remboursements qui ont eu lieu au cours de l'année de revenus concernée sur la feuille 281.10 pour les salariés ou la feuille 281.20 pour les dirigeants.

Il existe trois types de remboursements différents :

1. Remboursement des frais sur la base de coûts réels et prouvés : pensez au remboursement des tickets de parking, des factures, des reçus de TVA, etc.
2. Remboursement de frais fixes déterminés selon des normes sérieuses et concordantes: le remboursement des frais est basé sur une estimation fixe fournie par les autorités fiscales. Par exemple, une indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels en voiture privée.
3. Allocation de frais fixes non déterminée selon des normes sérieuses et concordantes: l'employeur paie un montant fixe sans estimation fournie par les autorités fiscales. Par exemple, les frais de représentation.

Jusqu'à l'année de revenus 2021, les employeurs ou les entreprises ne doivent divulguer le montant que dans le dernier cas ; pour les deux premiers, "oui, pièces justificatives" ou "oui, normes sérieuses" sont suffisants.

Obligation de fournir des informations à partir de l'année de revenus 2022

À partir de l'année de revenu 2022, une nouvelle exigence de déclaration élargie s'applique à tous les remboursements de frais. Pour tous les paiements effectués à partir du 1er janvier 2022, il sera donc obligatoire d'indiquer le montant du remboursement des frais sur la fiche 281.10 ou 281.20.

Le non-respect des obligations applicables peut entraîner une sanction sous la forme d'une non-déductibilité au titre des frais professionnels et/ou d'une amende administrative. 

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens