Hoelang moet ik welke papieren bijhouden?

• Alle boekhoudkundige documenten moeten zowel voor de belastingen als de btw bewaard worden.
• De documenten mogen zowel op papier als digitaal bewaard worden.
• De boekhouding moet bewaard worden op de zetel van de vennootschap.
• Alles moet tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk bijgehouden worden.

Wat moet ik bewaren?

Alle boekhoudkundige documenten moeten zowel voor de directe belastingen als de btw bewaard worden. Denk aan de jaarrekening, facturen, grootboek, bankuittreksels, inventaris en dergelijke.

Verder moeten ook volgende zaken bijgehouden worden: contracten, bestelbonnen, leveringsbonnen, professionele agenda’s, briefwisseling en e-mails, aandelenregisters, analyses, programma’s en beheer van informaticasystemen voor de boekhouding, …

Opgelet! Indien de vennootschap een onroerend goed bezit, moet ook een postinterventiedossier (PID) bijgehouden worden. Een postinterventiedossier bevat alle elementen die nuttig kunnen zijn voor de veiligheid en gezondheid van personen die later werkzaamheden zullen uitvoeren aan het gebouw. Denk aan onderhoud of herstellingen, verbouwingen of sloopwerken.

Hoe moet ik mijn documenten bewaren?

De documenten mogen zowel op papier als digitaal bewaard worden. Een combinatie van beiden is ook mogelijk. Indien alles digitaal bewaard wordt, moet de zelfstandige kunnen garanderen dat de bestanden de volledige bewaringstermijn leesbaar zullen blijven.

Waar moet ik alles bewaren?

De boekhouding moet bewaard worden op de zetel van de vennootschap. Er kunnen tijdelijk boekhoudkundige stukken bij de boekhouder liggen om bijgewerkt te worden, maar permanent (een deel) van de boekhouding op een andere plaats bijhouden, kan niet zomaar.
Digitale documenten mogen in de cloud bewaard worden, op voorwaarde dat er in België een gewaarborgde toegang toe is.

Hoelang moet ik alles bewaren?

De algemene regel is zeven jaar, zowel voor de belastingen als de btw. Alles moet tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk bijgehouden worden.

Er bestaan drie uitzonderingen, waarbij stukken of facturen langer dan zeven jaar moeten bewaard worden:

1. Stukken onroerende goederen: moeten 15 of zelfs 25 jaar bijgehouden worden (optie verhuren met btw). De afgetrokken btw kan namelijk gedurende 15 jaar en sinds 1 januari 2019 ook 25 jaar herzien worden.
2. Investeringsfacturen: zeven jaar na het jaar van de laatste afschrijving bewaren.
3. Aangifte waarin een fiscaal overgedragen verlies in mindering werd gebracht: boekhouding van het jaar waarin het verlies zich voordeed bijhouden zolang de aangifte waarin het verlies afgetrokken wordt nog gecontroleerd kan worden.

De zeven jaar begint te tellen vanaf de eerste dag van het (boek)jaar na dat waarin de boekhouding afgesloten is of de stukken opgesteld zijn. Op deze regel bestaan twee uitzonderingen:

1. Documenten i.v.m. informaticasystemen: de termijn start pas op de eerste dag van het boekjaar na dat waarin de systemen voor het laatst gebruikt werden.
2. Tabel van bedrijfsmiddelen: de zeven jaar begint te tellen vanaf 1 januari van het jaar na het verstrijken van de herzieningstermijn van 5, 15 of 25 jaar.

Enkele voorbeelden van wat u in 2021 mag weggooien:

• Facturen van investeringen die de laatste keer afgeschreven zijn in 2015
• Tabel van de bedrijfsmiddelen van investeringen van uiterlijk 2009
• Documentatie over informaticasystemen die tot en met 2014 gebruikt werden

Opgelet! Gooi niets weg van jaren waarvoor nog een bezwaar loopt.

 

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens