Quels sont les conséquences du nouveau CSA pour les administrateurs?

Outre un grand nombre de modifications de fond et de nouvelles règles pour les sociétés, le nouveau Code des sociétés et associations (ci-après abrégé en CSA) a également apporté un certain nombre de changements pour les administrateurs de ces sociétés. Dans les articles précédents, vous avez déjà pu lire l'impact du CSA sur le statut social des administrateurs et sur leur responsabilité.* Dans cet article, un certain nombre d'autres conséquences sont expliquées:

• Dans le nouveau CSA, les administrateurs font partie de la catégorie des "membres du personnel".
• Les conflits d'intérêts sont plus strictement réglementés.
• Une personne morale qui est administrateur peut désormais également être représenté par un tiers.

Les administrateurs sont considérés comme des membres du personnel

De nombreuses dispositions du droit des sociétés s'appliquent aux administrateurs maintenant qu'ils sont considérés comme des membres du personnel. Il s'agit principalement d'opérations portant sur des actions (augmentation de capital, achat d'actions propres, octroi de droits de souscription, etc.) pour lesquelles une procédure spéciale s'applique en fonction du bénéficiaire de l'opération (membre du personnel ou non).

Les personnes suivantes sont considérées comme du personnel:

• les personnes physiques qui ont conclu un contrat de travail ou un accord de gestion avec l'entreprise (ou avec des filiales) ;
• les personnes morales qui ont conclu un contrat de gestion avec la société (ou avec ses filiales) (au moins si ces personnes morales sont représentées par une seule personne physique et que cette personne physique est également l'associé ou l'actionnaire contrôlant de la société) ;
• les membres de l'organe d’administration d'une société ou d'une ou plusieurs filiales, y compris les personnes morales dont le représentant permanent est également l'associé ou l'actionnaire de contrôle.

La définition du personnel ci-dessus s'applique uniquement aux SRL, SC et SA, respectivement aux livres 5, 6 et 7 du CSA. Le nombre de travailleurs est l'un des facteurs déterminants pour la taille d'une entreprise (micro, petite ou grande), mais cette disposition figure dans le livre 1 du RPC et concerne ici explicitement le nombre de salariés tel qu'il figure dans la déclaration DIMONA pour les salariés.

Comme nous l'avons déjà décrit en détail dans notre article du 14 novembre 2019, l’administrateur reste soumis au statut social de travailleur indépendant. Cependant, il est possible de conclure un contrat de travail avec cet administrateur, du moins si ce contrat de travail en lui-même n'a rien à voir avec le mandat d’administrateur. En ce qui concerne ce mandat, l’administrateur continue de relever du statut de travailleur indépendant, à titre principal ou complémentaire.

Nouveau règlement concernant les conflits d'intérêts

Alors que l'ancien code des sociétés permettait encore aux administrateurs de participer aux délibérations et de voter sur les transactions impliquant un conflit d'intérêts, il existe désormais un devoir d'abstention pour les administrateurs des SRL, SC et SA.

S'il existe un conflit d'intérêts potentiel pour tous les administrateurs, la transaction doit être soumise à l'assemblée générale. Ce n'est qu'après l'approbation de l'assemblée générale que l'organe de gestion peut exécuter la décision ou la transaction. La décision appartient à l'assemblée générale, même s'il n'y a qu'un seul administrateur. Si l'administrateur unique est également l'unique actionnaire, cette responsabilité lui est confiée.

Lorsqu'un conflit d'intérêts survient, il doit toujours être publié et décrit dans le procès-verbal de l’assemblée concernée. Ces procès-verbaux doivent être inclus dans leur intégralité dans le rapport annuel ou dans un document déposé avec les comptes annuels. Un rapport spécial est requis lorsque l'administrateur unique est également l'unique actionnaire. Ce rapport spécial doit ensuite être joint aux comptes annuels.

En cas de non-respect de cette nouvelle règle, la société et toute partie intéressée peuvent invoquer la nullité de la décision.

Les administrateurs des ASBL et des fondations sont également soumis à cette règle.

Représentation permanente de la personne morale qui est administrateur

Lorsqu'une personne morale assume le rôle d’administrateur, elle doit être représentée par un représentant permanent. Auparavant, ce représentant permanent devait avoir un lien professionnel avec la société : il devait être choisi parmi les actionnaires, les administrateurs, les membres du conseil d'administration ou les employés de la société. Toutefois, le nouveau code des sociétés et associations permet à un tiers d'agir en tant que représentant permanent. Il n'est cependant plus possible de désigner une autre personne morale comme représentant permanent.

Outre le représentant permanent, un suppléant peut être désigné pour reprendre les fonctions du représentant principal s'il est empêché d'agir ou s'il n'y a pas d'autre administrateur.

Le CSA contient également une double interdiction de cumul pour les représentants permanents. Il n'est plus possible pour une personne physique de siéger simultanément dans l’organe d’administration en tant que représentant permanent et en tant qu'administrateur. En outre, une personne physique ne peut plus être le représentant permanent de plusieurs personnes morales au sein d'une même société. Il est toujours possible d'être représentant permanent plusieurs fois si les entreprises concernées sont différentes à chaque fois.

Les règles relatives aux conflits d'intérêts des administrateurs, telles qu'elles sont expliquées ci-dessus, s'appliquent également en cas de conflit d'intérêts avec le représentant permanent de la personne morale qui est administrateur.

 

© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens