Wat is het belang van een correcte inschrijving in de KBO?

Elke startende ondernemer is verplicht een ondernemingsnummer aan te vragen. In elk contact met de overheid zal gevraagd worden naar dit uniek identificatienummer. Op die manier kan de overheid kerninformatie terugvinden in de Kruispuntbank van Ondernemingen (of kortweg KBO). Dat maakt heel wat formaliteiten eenvoudiger. Vaak wordt vergeten om deze informatie up-to-date te houden. Een ontbrekende of onvolledige inschrijving in de KBO kan echter heel onaangename gevolgen hebben.

• De KBO is een databank van de FOD Economie waarin alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingen verzameld worden.
• De KBO bevat naast de basisgegevens ook de gegevens over de activiteiten van de onderneming.
• De NACE-code is een officiële Europese lijst van activiteitsomschrijvingen. 
• Via het ondernemingsnummer kunnen overheden onderling gegevens uitwisselen.
• Voor de inschrijving van een onderneming in de KBO moet men steeds langs een erkend ondernemingsloket en/of de bevoegde ondernemingsrechtbank passeren.
• Naast een correcte inschrijving is het belangrijk om steeds de gegevens van de onderneming up-to-date te houden om onnodige kosten te vermijden.

Wat is de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)?

De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) is een databank van de FOD Economie waarin alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingen verzameld worden. Via deze databank worden de gegevens gecentraliseerd en verspreid naar verschillende bevoegde overheidsdiensten.

De KBO heeft een dubbel doel:

• De werking van de overheidsdiensten efficiënter maken.
• De administratieve procedures voor ondernemingen vereenvoudigen.

Welke gegevens bevat de KBO?

Vooreerst bevat de KBO enkele basisgegevens: de (commerciële) naam, de rechtsvorm, de vestiging(en), het bankrekeningnummer, het kapitaal, de datum van de jaarvergadering, de datum van het einde van het boekjaar, de leden van het bestuur en de identiteit van alle personen die de ondernemingsvaardigheden aantonen (enkel voor ondernemingen gevestigd in Brussel en Wallonië).

Daarnaast bevat de KBO ook de gegevens over de activiteiten van de onderneming, ingedeeld volgens de NACE-code.

Wat is de NACE-code?

De NACE-code is een code die door de Europese Unie en haar lidstaten toegekend wordt aan een bepaalde klasse van commerciële of niet-commerciële economische activiteiten. NACE is dus een officiële Europese lijst van activiteitsomschrijvingen. De RSZ, de BTW-administratie en de ondernemingsloketten gebruiken deze code om bedrijven in te delen in sectoren.

Elk land mag de lijst verder uitdiepen met extra codes, zolang de basislijst onveranderd blijft. Daarom spreken we in België van NACEBEL-codes.

Wat is een ondernemingsnummer?

Elke entiteit krijgt bij haar inschrijving in de KBO een ondernemingsnummer. Met dit identificatienummer kunnen overheden onderling gegevens uitwisselen. Zo moet een ondernemer slechts één keer zijn gegevens aan de overheid overmaken. Voor ondernemers betekent het ondernemingsnummer dus een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging.

Het ondernemingsnummer moet naast andere essentiële identificatiegegevens (bijvoorbeeld adres) op alle handelsdocumenten vermeld worden, zoals daar zijn brieven, bestelbonnen, facturen …

Hoe kan een onderneming ingeschreven worden in de KBO?

Bij de opstart van een eenmanszaak zorgt een ondernemingsloket voor de inschrijving in de KBO.

Bij de opstart van een vennootschap moet er eerst een oprichtingsakte neergelegd worden bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank. De griffie verzorgt daarna de inschrijving in de KBO. Vervolgens zal het ondernemingsloket de gegevens van de vennootschap in de KBO vervolledigen. Gegevens met betrekking tot de vestigingseenheid dienen naderhand specifiek te worden toegevoegd.

VZW’s worden enkel opgenomen via de ondernemingsrechtbank.

In de praktijk is het aangeraden de registratie in de KBO te regelen via een erkend boekhouder. Op die manier bespaart een startende ondernemer heel wat tijd en is hij zeker dat er aan alle formaliteiten werd voldaan.

Welke gevolgen kan een onvolledige inschrijving in de KBO hebben?

Foutieve gegevens kunnen leiden tot verkeerde conclusies en dus tot onnodige kosten. Zo betaalt een onderneming bijvoorbeeld per vestiging een provinciebelasting. Indien een tweede vestiging werd opgedoekt zonder dit te melden aan de KBO, dan zal de onderneming toch een factuur ontvangen voor de provinciebelasting. Ook andere overheidsinstanties zoals Sabam baseren zich op de KBO voor hun facturen.

Ook als men beroepskosten wil inbrengen, houdt men de gegevens van de onderneming maar beter up-to-date. Kosten zijn volgens de fiscus aftrekbaar wanneer ze verband houden met de uitoefening van de activiteit. Wanneer ondernemingen hun activiteiten in de loop der jaren uitbreiden, wordt dit vaak niet aangepast in de KBO. Deze vergetelheid kan heel onaangename gevolgen hebben bij een belastingcontrole. Zo kan een controleur bepaalde beroepskosten in twijfel trekken wanneer deze kosten niet gelinkt kunnen worden aan de activiteiten zoals vermeld in de KBO.

Tot slot riskeert men bij een ontbrekende of onvolledige inschrijving geldboetes van 26 tot 10.000 euro. Deze boetes worden gelukkig zelden opgelegd. In eerste instantie zal de KBO de onderneming verzoeken om binnen de dertig dagen over te gaan tot inschrijving, wijziging of schrapping van haar gegevens. Regularisatie is in de meeste gevallen mogelijk, maar dit brengt vaak extra kosten met zich mee.

Je gegevens checken kan via de toepassing ‘Public Search’. Heb je vragen of twijfels over jouw gegevens in de KBO? Aarzel dan niet om ons te contacteren! Onze experts staan voor je klaar!