Zomerweetjes: Hoe protesteer ik vandaag een factuur?

Indien u als ondernemer een factuur, brief of e-mail ontvangt waarmee u het niet eens bent, dient u deze tijdig te protesteren. Als u deze niet betwist, wordt namelijk geacht dat u de factuur stilzwijgend aanvaard en dat de bepalingen van de factuur overeenkomen met de onderliggende overeenkomst.

Vroeger volstond het om de factuur of brief waarmee u niet akkoord ging, terug te sturen met de melding ‘geprotesteerd’. Op heden eisen de rechtbanken echter dat u de afzender van de brief of factuur op een volledige, gemotiveerde en precieze manier op de hoogte brengt van de punten waarmee u niet akkoord gaat.

U dient dus alle aspecten te vermelden die niet stroken met wat afgesproken werd of die niet overeenstemmen met wat u had verwacht. Het is tevens aanbevolen om een voorbehoud te maken voor bijkomende punten van protest. Ingeval u slechts een deel van de factuur protesteert, doet u er goed aan het niet-betwiste deel tijdig betalen (voor zover dit ongeveer becijferd kan worden) om bijkomende kosten te vermijden.

Uw protestbrief dient binnen een korte termijn na ontvangst van de incorrecte brief of factuur verstuurd te worden om een stilzwijgende aanvaarding te beletten. Deze termijn is niet ‘absoluut’ maar wordt door de rechter bepaald, afhankelijk van de omstandigheden.In elk geval dient u rekening te houden met de algemene voorwaarden van de medecontractant. Indien hier echter geen termijn in wordt bepaald, is het aangeraden om te reageren binnen de week na ontvangst van de brief of factuur. Hoe complexer de factuur echter, hoe meer tijd u heeft om deze te protesteren.

Om bewijsproblemen te vermijden, reageert u best per aangetekende brief of per fax. E-mails worden ook courant aanvaard in handelszaken, maar dan kan u best gebruik maken van een e-mail met leesbevestiging. Telefonisch protest is ten stelligste af te raden, gezien u geen objectief bewijs heeft van het feit dat u de brief of factuur geprotesteerd heeft en of u dit binnen een redelijke termijn heeft gedaan.