Heeft u een boekhouder nodig voor de uitnodigingen van uw jaarvergadering?

• Uitnodigingen voor BVBA’s en CVBA’s
• Wat met aandelen die niet op naam zijn?
• De praktische kant aan de uitnodigingen van uw jaarvergadering

Uw boekhouder geeft graag aanwijzingen bij het uitnodigen van de aandeelhouders voor de jaarvergadering. Vennootschappen waarvan het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar moeten dringend de jaarvergadering bijeenroepen. Dit moet telkens zes maanden na het afsluiten van het boekjaar. Hoe u de oproeping van de aandeelhouders moet uitvoeren wordt bepaald door de rechtsvorm van uw vennootschap.

Uitnodigingen voor BVBA’s en CVBA’s

Voor BVBA’s en CVBA’s, waar alle aandelen op naam zijn, mogen alle vennoten of aandeelhouders uitgenodigd worden per aangetekende brief. Alle vennoten moeten elke adreswijziging bekend maken aan de vennootschap omdat op basis van het register van de aandelen de communicatie wordt verstuurd. Indien de vennoten individueel, uitdrukkelijk én schriftelijk akkoord gaan mogen de uitnodigingen voor de jaarvergadering ook op een andere wijze vesrtuurd worden zoals fax, e-mail, bekendmaking op de website van de vennootschap… Om juridische kwesties hierover te vermijden, worden deze afspraken best vastgelegd bij uw boekhouder.

Wat met aandelen die niet op naam zijn?

U of uw boekhouder kunnen de uitnodigingen niet versturen per aangetekende brief wanneer de aandelen niet op naam zijn. Als er sprake is van gedematerialiseerde aandelen of obligaties, moet u (of uw boekhouder) de oproeping van de jaarvergadering zo breed mogelijk verspreiden. Denk hierbij aan de verspreiding via een nationaal verspreid blad, maar zeker aan een aankondiging in het Belgisch Staatsblad.

Sinds 2016 is de Europese verordening nr. 910/2014 omgezet in Belgische wetgeving. Deze verordening maakt het mogelijk om uw uitnodigingen of andere communicatie te versturen via elektronisch aangetekende zending. Dit juridisch kader vergroot het vertrouwen in elektronische transacties.

De praktische kant aan de uitnodigingen van uw jaarvergadering

Om 100% in orde te zijn met alle vormelijke en inhoudelijke aspecten van uw uitnodiging is het een goed idee om beroep te doen op experts. Uw boekhouder zal er onder andere voor zorgen dat:

• De oproeping van de vergadering minstens 15 dagen (bij voorkeur 16 om betwistingen te voorkomen) vóór de algemene vergadering plaatsvindt.
• De vorm en termijn voor het verzenden conform de rechtsvorm van uw vennootschap (CVBA of CVOA) correct zal verlopen.
• Uw agenda correct, duidelijk en ondubbelzinnig wordt opgesteld en meegedeeld aan de vennoten.

Heef u nood aan de expertise van een boekhouder? Onze medewerkers helpen u graag verder. Neem gerust contact op.

Lees hier meer:

• Gevolgen van voorafbetalingen en belastingvermeerdering op de vennootschapsbelasting
• Invloed van octrooi- of innovatieaftrek op vennootschapsbelasting
• Verlaging vennootschapsbelasting ten koste van de bedrijfswagens?